आपके गैर-लाभकारी संगठन के लिए डोनर प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का चयन करना

वह समय हमेशा होता है जब आपके गैर-लाभकारी दाता प्रबंधन सॉफ्टवेयर को अपग्रेड करने या पूरी तरह से प्रतिस्थापित करने की आवश्यकता होती है

जब आपको पता चला कि उस समय कब आ गया है, और तब आप क्या करते हैं? कई गैर-लाभकारी पेशेवरों ने ये जवाब दिया जब मैंने उन्हें ये वाक्य पूरा करने के लिए कहा: "मुझे पता था कि यह एक नया दाता प्रबंधन प्रणाली प्राप्त करने का समय था जब …"

• जब हमारे पास डेटा को जिस तरह से रिपोर्ट किया गया हो जरूरत है।

• जब कुत्ते ने मेरे सूचकांक कार्ड खाए
• जब मैं अपने दाताओं के बारे में सामान जानना चाहता था, और इसका जवाब खोजने के लिए कर्मचारियों की बेतुका संख्या का पता चला।
• जब अंतिम "प्रणाली" उनके सिर में इसके साथ छोड़ दिया
• जब एकमात्र व्यक्ति जिस पर सुराग था कि सिस्टम का उपयोग कैसे करना है (एक पुराने एक्सेस डाटाबेस) निवृत्त था।
• जब एक स्वयंसेवक का कंप्यूटर दुर्घटनाग्रस्त हो गया और हमने सब कुछ खो दिया

क्या इन कारणों से आपके गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए सही हो?

यह तय करना है कि आपको एक नई प्रणाली की आवश्यकता है, हालांकि, आसान भाग। वहाँ प्रतिस्पर्धी प्रणालियों के बारे में भ्रामक जानकारी की एक दुनिया है, और यह सब एक साथ एक साथ रखने का कोई आसान तरीका नहीं है।

मैंने जवाब खोजने के लिए गैर-लाभकारी प्रौद्योगिकी के "उपभोक्ता रिपोर्ट" को बदल दिया। आइडनलवेयर एक गैर-लाभकारी है जो अन्य गैर-लाभकारी संस्थाओं को निष्पक्ष अनुसंधान करके और बाद में आसानी से समझने वाली रिपोर्ट, लेख और प्रशिक्षण में अनुवाद करके स्मार्ट सॉफ़्टवेयर निर्णय लेने में सहायता करता है।

एंड्रिया बेरी, पार्टनरशिप के निदेशक और आइडनलवेयर में सीखना, मेरे साथ एक बात के बारे में बात करने पर सहमत हुए कि एक संगठन को एक नया दाता प्रबंधन प्रणाली कैसे चुनना चाहिए।

बेरी ने सुझाव दिए ये कदम यहां दिए गए हैं:

यदि आपको वास्तव में एक नई प्रणाली की आवश्यकता हो तो समझें

बेरी आपको आपके सिस्टम को पसंद नहीं करने का मूल्यांकन करके शुरू करना कहता है। समस्या यह नहीं हो सकती कि आप क्या सोचते हैं, और स्विच करना आसान नहीं है। इसमें समय, प्रयास और पैसा लगता है

बेरी ने कहा, "वहां कोई सिल्वर बुलेट सिस्टम नहीं है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपकी वर्तमान प्रणाली वास्तव में अपर्याप्त है।

उदाहरण के लिए, आपको पूरी तरह से स्विच करने की बजाय आपके पास सिस्टम के बारे में अधिक जानने की आवश्यकता हो सकती है एक नई प्रणाली के लिए। "

निर्धारित करें कि समस्या वास्तव में क्या है क्या यह निम्नलिखित में से एक हो सकता है?

• आपको अधिक प्रशिक्षण की आवश्यकता है शायद आपकी वर्तमान प्रणाली में ऐसी विशेषताएं हैं जिन्हें आप समझते हैं या इसका उपयोग कैसे करना है। अपने विक्रेता से पूछें कि क्या प्रशिक्षण के विकल्प हैं जो आप का लाभ उठा सकते हैं।
• आपको अधिक सहायता चाहिए आपके मौजूदा सिस्टम के लिए समर्थन विकल्प क्या हैं? क्या उपलब्ध और सस्ती समर्थन है? क्या विक्रेता आपकी समस्याओं को समझता है और मदद करने का प्रयास करता है, या वे आपसे बात करते हैं? क्या आपके पास अपनी विशेष समस्या का समाधान है?
• आप अपने वर्तमान सिस्टम की सभी क्षमताओं को समझ नहीं पाते हैं क्या आप वास्तव में यह सुनिश्चित करने के लिए जानते हैं कि वह ऐसा नहीं करता जो आप चाहते हैं? क्या सुलभ दस्तावेज़ हैं?कुछ विक्रेताओं को अधिक सहायता प्रदान करने के लिए कड़ी मेहनत कर रहे हैं जैसे कि वीडियो, फ़ोरम, जहां आप प्रश्न पूछ सकते हैं, और गैर-तकनीकी के लिए लिखा गया दस्तावेज
• आपका सिस्टम बहुत कमजोर है या बहुत मजबूत है सही अपनी प्रक्रिया में एक सिस्टम का आकार लेना और आपका बजट महत्वपूर्ण है।
• आपका सिस्टम बहुत महंगा है क्या आपको ज़्यादा कार्यक्षमता के लिए भुगतान करना पड़ता है, इससे आपको ज़रूरत है? बेरी कहते हैं, "किसी विक्रेता से बात करते समय, याद रखें कि यह एक बिक्री है … प्रकृति को 'अप-सेल' करना है। अपनी आवश्यकताओं को समझना आपको 'चमकदार ऑब्जेक्ट सिंड्रोम' से विचलित नहीं होने में सहायता करेगा।"
• आपका सिस्टम तारीख से बहार। शायद इसमें नई सुविधाएं गायब हैं इसे नियमित रूप से अद्यतन किया जाना चाहिए, या तो आप या विक्रेता द्वारा अधिकांश ऑनलाइन सिस्टम नियमित रूप से अपडेट करते हैं बस कैसे आपके सिस्टम अद्यतन रहता है के प्रति सचेत रहें
• आपका सिस्टम अब विक्रेता द्वारा समर्थित नहीं है बेरी का कहना है कि यह सामान्य नहीं है, लेकिन ऐसा होता है, खासकर यदि किसी छोटे विक्रेता द्वारा खरीदा जाता है तो

आइडनलवेयर एक कार्यपुस्तिका प्रदान करता है, क्या आपको एक नई दाता प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकता है? जो आपको इस स्वयं-मूल्यांकन प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन करने में सहायता करेगा।

हितधारकों की एक टीम की पहचान करें

तो आपने स्विच करने का फैसला किया है आगे क्या है?

बेरी ने कहा, "हम हर समय देखते हैं कि विकास निदेशक एक नई प्रणाली प्राप्त करने का निर्णय लेता है, लेकिन विपणन विभाग, या कार्यकारी निदेशक या स्वयंसेवक समन्वयक के साथ परामर्श नहीं करता है, ये सभी का उपयोग करेंगे प्रणाली। "

सिस्टम का उपयोग करने वाले सभी लोगों से सलाह लेने का यह एक अच्छा विचार है जब आप उन सुविधाओं को बुद्धिमान बना रहे हैं जिनकी आपको ज़रूरत है, तो सभी को एक कहना है। सुनिश्चित करें कि जो सिस्टम द्वारा उपयोग या प्रभावित होने वाले हैं, वे सभी का प्रतिनिधित्व करते हैं।

अपनी वर्तमान प्रक्रियाओं को समझें

अपनी धन उगाहने वाली प्रक्रियाओं की विस्तृत सूची बनाएं फिर उन्हें मानकीकृत करें। आप अपने डेटाबेस के साथ जो कुछ भी करते हैं उसका मूल्यांकन करें। पूछें हम ऐसा क्यों करते हैं? क्या हमें इस तरह से काम करना पड़ता है?

बेरी ने कहा, "मानकीकरण आपको एक प्रणाली को चुनने में लचीलापन देती है … कम खर्चीली व्यवस्था बहुत लचीलेपन नहीं देती है इसलिए कम 'विषमता' बेहतर। क्षेत्र में सर्वोत्तम प्रथाओं की तलाश करें और पूरी तरह से बचें अनूठी प्रक्रियाएं। "

आप निवेश करने से पहले प्रतिभूतियों को हटा दें उदाहरण के लिए कितनी बार आप कोई पता दर्ज करते हैं … क्या आपको इसकी आवश्यकता है? वर्षों से अधिक विचित्र रणनीतियों को बढ़ाना न हो।

सुविधाओं की इच्छा सूची को प्राथमिकता दें

सभी लोगों को एक साथ मिलें जो सिस्टम का उपयोग करेगा या जो इसे से रिपोर्ट प्राप्त करेंगे। ब्रेनस्टोम सब कुछ जिसे आप संभवत: चाहते हैं, और फिर इन सुविधाओं को रैंक कर सकते हैं। निर्धारित करें कि आपको बिल्कुल क्या ज़रूरत है, जिसके बिना सिस्टम बेकार है। इसे पहले करने से आपको जटिलता के स्तर तक जाने से रोक दिया जाएगा जो आपके बजट को खत्म कर सकता है।

बेरी तीन टायर सूची बनाने की सिफारिश करती है:

• आपको क्या आवश्यकता है या फिर सिस्टम बेकार है?
• क्या अच्छा होगा, लेकिन सौदा ब्रेकर नहीं है?
• अगर पैसा कोई विकल्प नहीं था तो आप क्या चाहते हैं?

यह "आपके गैर-लाभकारी संगठन के लिए डोनर प्रबंधन सॉफ़्टवेयर कैसे चुनें?"आपको कैसे पता चलेगा कि आपको नए दाता प्रबंधन सॉफ्टवेयर की ज़रूरत है और आप अपने गैर-लाभकारी संस्था के लिए सही प्रणाली कैसे चुनते हैं?

अपना शोध करें।

आदर्श सॉफ्टवेयर का उपयोग करें। उन्होंने आपके लिए बुनियादी शोध किया है। क्षेत्र को संकुचित किया, चुने हुए सिस्टम जो कि दाता प्रबंधन प्रणालियां समर्पित हैं, और फिर शीर्ष दस प्रणालियां निकाली गईं और एक विशेषताओं की सूची प्रदान की।

उपभोक्ता की गाइड को कम लागत के लिए देखें डोनर मैनेजमेंट सिस्टम।

रिपोर्ट का उपयोग करना, तीन या चार व्यवहार्य प्रणालियों की एक छोटी सूची बनाएं।

विक्रेता के प्रदर्शन का समय निर्धारित करें।

कुछ विक्रेताओं आपके पास आएंगे, या आप उन पर जा सकते हैं। ऑनलाइन जहां आप एक वेबशेयरिंग टूल का उपयोग कर सकते हैं या एक परीक्षण संस्करण डाउनलोड कर सकते हैं।

वास्तविक उदाहरणों का उपयोग करने के लिए सुनिश्चित करें कि प्रत्येक सिस्टम आपकी ज़रूरतों के लिए कैसे काम करेगी.एक बड़ी मदद, विक्रेता की डेमो पर नेविगेट करने के लिए आइडियाडवेयर के छह युक्तियाँ हैं।

अपनी इच्छा सूची के खिलाफ सिस्टम रैंक करें - फैंसी बनाम कोर की जरूरत है और उच्च लागत बनाम सस्ती - और चुनें आपके लिए सही प्रणाली

आप क्रेडिट कार्ड ऑनलाइन के साथ अपनी नई प्रणाली खरीद सकते हैं, लेकिन बड़े सिस्टम में अनुबंध हो सकता है जिसे संसाधित करने और हस्ताक्षरित होने की आवश्यकता होती है।

बेरी ने कहा, "कभी-कभी आप अपनी नई प्रणाली का तुरंत उपयोग करना शुरू कर सकते हैं, जबकि अन्य सिस्टम को अनुकूलित करना पड़ता है। DonorPerfect ऑनलाइन एक सिस्टम को अनुकूलित करने के लिए अच्छी तरह से जाना जाता है, जबकि अन्य सिस्टम, जैसे कि उपहार वर्क्स,

कुछ सिस्टम सेट अप करने के लिए एक सलाहकार को काम पर रखने की ज़रूरत पैदा करेगा। "

बेरी भी आइडियाडवेयर साइट पर इन लेखों का सुझाव देती है:

• एक दाता प्रबंधन प्रणाली का चयन करने में चार प्रिंसिपल > Donor डेटाबेस चयन में दस आम गलतियाँ