सीखें कि एक बिजनेस टेलीफोन सिस्टम कैसे खरीदें

अधिकांश संगठनों के लिए, कार्यालय उपकरण का सबसे महत्वपूर्ण टुकड़ा टेलीफोन है। बिजनेस क्लास फोन सिस्टम आमतौर पर कुछ हज़ार डॉलर की लागत से शुरू करते हैं, और कीमत प्रणाली के आकार में वृद्धि और आनुपातिक सुविधाओं की संख्या के साथ आनुपातिक रूप से बढ़ जाती है।

यहां पर चर्चा की गई व्यापार श्रेणी के फोन सिस्टम दस लोगों या उससे अधिक के कार्यालय हैं

आपको किस प्रकार की ज़रूरत होगी

सुविधाओं जो आपके व्यवसाय के मूल्य लाती हैं और अपने व्यवसाय को दुनिया से जोड़ते हैं, वे टेलीफोन सिस्टम की कुल लागत में वृद्धि कर रही हैं।

एक फोन सिस्टम का विक्रेता आपको सभी घंटियाँ और सीटी बेचने की कोशिश कर रहा है (यह उनका काम है), लेकिन आपको प्रत्येक सुविधा को देखना और तय करना होगा कि क्या यह आपके व्यवसाय के मूल्य जोड़ देगा या आपको पैसे बचाएगा।

बुनियादी सुविधाएं

यहां कुछ सामान्य विशेषताएं हैं जो व्यापार टेलीफोन प्रणाली पर उपलब्ध हैं प्रत्येक ब्रांड अलग है, इसलिए विक्रय को विकल्प की पूरी सूची के लिए पूछिए।

ऑटो परिचर आम तौर पर कॉलर्स को कॉल करने के लिए विकल्प की एक सूची के साथ कॉल करने के लिए एक रिसेप्शनिस्ट की जगह लेता है (उदाहरण के लिए, "बिक्री में किसी से बात करने के लिए 3 दबाएं") यह कॉल करने वालों को सीधे पार्टी के एक्सटेंशन को डायल करने की अनुमति दे सकता है।

• कॉन्फ्रेंसिंग की विशेषताएं दो या अधिक एक्सटेंशन को बातचीत में साझा करने की अनुमति दें आमतौर पर, डिफ़ॉल्ट दो है। अगर आपको दो से अधिक की आवश्यकता होती है, तो पूछें कि प्रतिभागियों की अधिकतम संख्या क्या है कुछ सिस्टम केवल आंतरिक एक्सटेंशन को कॉन्फ़्रेंस किए जाने की अनुमति देते हैं यदि आपको बाह्य सम्मेलन कॉल की आवश्यकता होती है, तो इसके बारे में भी पूछें
• स्वचालित निर्देशिका कॉल करने वालों को अपने नाम के पहले कुछ अक्षरों में दर्ज करके किसी कर्मचारी के एक्सटेंशन को देखने की अनुमति देता है।
• वॉयस मेल उन कर्मचारियों के लिए छोड़े जाने की अनुमति देता है जो अनुपलब्ध हैं या फोन पर हैं कुछ सिस्टम एक कर्मचारी की ईमेल पर ध्वनिमेल संदेशों को अग्रेषित कर सकते हैं और उनके उपकरण के साथ इंटरफेस करने के लिए अलग-अलग तृतीय-पक्ष के वाइस मेल उपकरण को अनुमति दे सकते हैं। मूल्य निर्धारण के आधार पर, यह आपको पैसा बचा सकता है
• कॉल होल्ड उपयोगकर्ता को दूसरे मामलों में शामिल होने पर कॉल करने की क्षमता है। आमतौर पर सिस्टम के साथ शामिल
• कॉल अग्रेषण उपयोगकर्ता को सभी कॉल को एक और एक्सटेंशन पर या अस्थायी रूप से वाइस मेल के लिए अग्रेषित करने की क्षमता देता है
• गति डायल अक्सर उपयोग किए गए फ़ोन नंबरों को बचाता है और उपयोगकर्ता को एक बटन पुश या दो के साथ डायल करने की अनुमति देता है। यह अक्सर कॉल करने वाले नंबरों के लिए एक उपयोगी समय बचाने वाला है।
• रेडिअल अंतिम बटन को एक बटन के स्पर्श के साथ पुनः डायल करने की अनुमति देता है पेजिंग
• किसी उपयोगकर्ता को एक कर्मचारी के लिए कॉल करने या घोषणा देने के लिए एक सार्वजनिक पता सिस्टम पर बात करने की अनुमति देता है। संगीत को पकड़ना
• आपके कॉल करने वालों को कुछ जब तक वे पकड़ रहे हैं सुनने के लिए देता है यह आपकी कंपनी के विज्ञापन वाले संगीत या प्रीक्रॉर्डेड संदेश हो सकते हैं बैक अप पॉवर पावर आउटेज के मामले में 10 से 60 मिनट के लिए बिजली का एक वैकल्पिक स्रोत प्रदान करेगा।
• उन्नत सुविधाएं उन्नत सुविधाएं कुल प्रणाली में महत्वपूर्ण लागत लाएगी और सिस्टम के जीवन पर एक सतत लागत जोड़ देगा हालांकि, यह कम ग्राहक सेवा और समय-बचत के फायदों द्वारा ऑफसेट किया जा सकता है जो वे लाते हैं।

रिमोट स्थान

सुविधा केवल आंतरिक एक्सटेंशन को डायल करते हुए ऑफ़-साइट कर्मचारियों या छोटे रिमोट कार्यालयों के लिए सरल कनेक्शन की अनुमति देती है।

• मुझे ढूंढें / मुझे का पालन करें उपयोगकर्ताओं को अपने फोन को एक और फोन, सेल फोन, होम फोन, सेक्रेटरी आदि पर भेजने की अनुमति देता है।
• कंप्यूटर टेलीफोन एकीकरण (सीटीआई) फोन सिस्टम को कंप्यूटर सिस्टम से संपर्क करें उदाहरणों में स्क्रीन पर एक टेलीफोन नंबर पर क्लिक करने के लिए उपयोगकर्ता की क्षमता शामिल होती है और फोन सिस्टम स्वतः नंबर डायल करता है (गलत संख्याओं को कम करने और समय बचाता है); या किसी ग्राहक के फोन नंबर को किसी कंप्यूटर पर पास करने के लिए, जब वह ग्राहक के खाते को खींचने के लिए कॉल करता है और फोन का जवाब देने से पहले उसे स्क्रीन पर स्क्रीन पर प्रदर्शित करता है। यह विकल्प बहुत मूल्यवान है
• सिस्टम कितना बड़ा होना चाहिए अगले प्रश्न का उत्तर देना है जहां आप फोन चाहते हैं निम्न सूची आम स्थानों को पहचानती है जिन्हें आप एक फ़ोन एक्सटेंशन खोजना चाहते हैं:

रिसेप्शनिस्ट

प्रत्येक कार्यालय

• फैक्स मशीन
• क्रेडिट कार्ड टर्मिनल, डेटा पोर्ट
• सम्मेलन कक्ष
• दुकान / गोदाम का फर्श
• सार्वजनिक क्षेत्रों (इंतज़ार कर रहे कमरे, हॉल, प्रवेश द्वार आदि)
• अगला, आपको यह निर्धारित करना होगा कि कार्यालय में कितनी बार एक साथ फोन कॉल आ रहे होंगे और छोड़ेंगे। किसी भी समय इनकमिंग और आउटगोइंग कॉल्स की कुल राशि लाइनों (या ट्रंक) की संख्या है जिसे आपको आवश्यकता होगी।
• सामान्य विन्यास 3, 8, 12, 16, 24 या 48 लाइन हैं। बड़ी प्रणालियों का विस्तार स्लॉट है ताकि आप बाद की तारीख में अधिक पंक्तियां जोड़ सकें। भविष्य के विकास के लिए खाते में याद रखें (25% असामान्य नहीं है) महत्वपूर्ण: यदि आप इसका अंदाज़ा लगाते हैं, यदि सभी लाइनें उपयोग में हैं तो कॉल करने वालों को एक व्यस्त संकेत मिलेगा

एक फोन सिस्टम डीलर ढूंढना

एक डीलर ढूंढना कठिन नहीं है सबसे पहले, आप अपने पास एक डीलर को खोजने के लिए "टेलीफ़ोन उपकरण और आपूर्ति" के लिए वेब खोज सकते हैं।

व्यापार और कार्यालय प्रौद्योगिकी व्यापार शो भी शुरू करने के लिए अच्छे स्थान हैं। न केवल आप बिक्री और समर्थन लोगों को पूरा करने में सक्षम होंगे, लेकिन आप भी एक प्रणाली की कोशिश कर सकते हैं, भी।

अंत में, सबसे अच्छा तरीका है आसपास पूछना उन लोगों से पूछें जो आप जानते हैं कि कार्यालय के साथ व्यवसाय किसका है। आप उपकरण की गुणवत्ता और प्रदान की गई सेवा के स्तर का उनका आकलन भी प्राप्त कर सकते हैं।

कुल लागत की गणना

सिस्टम की कुल लागत में निम्नलिखित घटकों का समावेश होगा:

बेस यूनिट / सिस्टम एक ऐसा इकाई है जो संपूर्ण टेलीफोन आधारभूत संरचना को नियंत्रित करता हैलागत आपके पास सुविधाओं की संख्या पर निर्भर करता है, यह संख्या को नियंत्रित करने वाले फोन की संख्या और टेलीफोन कंपनी से आने वाली लाइनों की संख्या।

• हैंडसेट / डेस्क सेट ऐसी इकाइयां हैं जो डेस्क पर बैठती हैं या दीवार से जुड़ी होती हैं। वे कई अलग-अलग शैलियों, क्षमताओं और कीमतों में आते हैं। कीमतें $ 70 से $ 1, 000 तक हो सकती हैं। उदाहरणों में शामिल हैं: बुनियादी (सबसे सस्ता), मध्य-स्तर, कार्यकारी / उच्च-अंत, रिसेप्शनिस्ट सेट (सबसे महंगे) और सम्मेलन तालिका इकाइयां अन्य विकल्पों में हाथ-मुक्त हेडसेट और वायरलेस कनेक्शन शामिल हैं अधिकांश हैंडसेट मालिकाना हैं और केवल उस निर्माता से बेस सिस्टम के साथ काम करेंगे। यदि आप एक मौजूदा फोन सिस्टम की जगह ले रहे हैं, तो सभी नए हैंडसेट की लागत (यदि आप ब्रांड बदलते हैं) अगले ऊंचे मॉडल में अपग्रेड कर सकते हैं जो आपके पास केवल सस्ती समाधान है।
  तारों

• संगठन के रक्त वाहिकाओं है और हाशिए नहीं होना चाहिए अगर आप किसी कार्यालय का निर्माण कर रहे हैं, तो आपको लगता है कि आपको भविष्य में फोन की आवश्यकता हो सकती है, किसी भी क्षेत्र में अतिरिक्त तारों और रसीद स्थापित करें। यदि लागत बाद में वापस जाना है और छत और दीवारों में छेद छेड़ना है तो लागत का एक अंश होगा। अगर आप इसे मौजूदा तारों के साथ एक इमारत में स्थापित कर रहे हैं, तो अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से पहले डीलर संगतता के लिए तारों की जांच करें।

• स्थापना और प्रारंभिक विन्यास परियोजना का सबसे अधिक समय लेने वाला हिस्सा होगा। फोन सिस्टम सही-बाहर-के-बॉक्स काम नहीं करते हैं और सबसे ज्यादा संभावना है कि वह स्थापित हो और प्रारंभिक रूप से प्रशिक्षित तकनीशियन द्वारा कॉन्फ़िगर किया जाए। उठो और जितनी जल्दी हो सके चलने के लिए, सुनिश्चित करें कि यह अनुबंध में शामिल है। अन्य विकल्पों पर बातचीत की जा सकती है जो रखरखाव, भविष्य के संशोधन और आपके कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण है।
  आखिरी फैसला करना
• अंतिम निर्णय आपके कंधे पर निर्भर करता है टेलीफोन प्रणाली के विक्रेता, आक्रामक हो सकते हैं, लेकिन याद रखें कि आप "ग्राहक" हैं और आप प्रभार में हैं आप चाहते हैं कि सिस्टम के लिए सबसे अच्छी कीमत पाने के लिए, अपनी आवश्यकताओं को कई कंपनियों को प्रदान करें और उन्हें परियोजना पर बोली दें। सुनिश्चित करें कि आपको एक विस्तृत प्रस्ताव मिल गया है जो ऊपर उल्लिखित सभी क्षेत्रों को शामिल करता है। आप एक सेब से सेब की तुलना वापस नहीं लेंगे, इसलिए पूछें कि सुविधाओं की लागत अलग-अलग सूचीबद्ध है (या विस्तृत, अगर वे सुविधाओं के पैकेज के रूप में शामिल हैं)। यह आपको यह निर्धारित करने की अनुमति देगा कि क्या कीमतों में अंतर पैदा हो रहा है। यदि आप अभी भी एक स्पष्ट नेता के बारे में अनिश्चित हैं, तो मौजूदा ग्राहक की साइट पर एक डेमो देखने को कहें। अंत में, प्रस्तावों की तुलना करें और अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने वाले एक को चुनें, विकास के लिए अनुमति देता है और, सबसे महत्वपूर्ण बात, आप सबसे अधिक आरामदायक महसूस करते हैं