उचित व्यावसायिक पत्र प्रारूप

आपके व्यावसायिक संचार में व्यावसायिक पत्र प्रारूप का उपयोग व्यावसायिकता की भावना को व्यक्त करता है और उचित पहले छापें स्थापित करता है व्यवसाय पत्र प्रारूप बनाने का तरीका सीखना आपके व्यवसाय को "शौकिया घंटे" से वास्तविक व्यापार स्थिति तक ले जा सकता है।

उचित व्यावसायिक पत्र प्रारूप

संयुक्त राज्य अमेरिका में व्यापार पत्र, चार आम पत्र प्रारूपों का उपयोग करें। भिन्नता अन्य देशों के लिए भिन्न होती है जैसे कि दिनांक दूसरी शैली में होती है

सभी उचित व्यावसायिक पत्र प्रारूप स्वीकार्य हैं लेकिन ब्लॉक अधिक आम है

ब्लॉक पत्र प्रारूप प्रारूप: सामान्य ब्लॉक पत्र प्रारूप को अपने सभी बाक्स मार्जिन के साथ फ्लश के साथ स्वरूपित किया गया है। अनुच्छेदों को दोगुनी दूरी और सभी पंक्ति पाठ एकल स्थान दिया गया है। हाशिए एक मानक वर्ड प्रोसेसर सेटिंग है, जो एक इंच का है। (ब्लॉक पत्र प्रारूप की छवि देखें)।

अर्ध-ब्लॉक पत्र प्रारूप: सेमी-ब्लॉक के लिए, अर्ध और वैकल्पिक ब्लॉक के बीच का एकमात्र अंतर है जैसा कि शरीर के पाठ को उचित छोड़ दिया है, प्रत्येक पैराग्राफ की पहली पंक्ति इंडेंट है

वैकल्पिक ब्लॉक पत्र प्रारूप: वैकल्पिक ब्लॉक अक्षर स्वरूप पृष्ठ के बाईं ओर वापसी का पता, तिथि, समापन, नाम, शीर्षक और हस्ताक्षर ले जाता है।

सरलीकृत पत्र प्रारूप: यह प्रारूप ब्लॉक अप के समान गुणों को एक अपवाद के साथ लेता है, ग्रीटिंग या नमस्कार समाप्त हो जाता है। यह एक उपयोगी प्रारूप है, जब आपको पता नहीं है कि प्राप्तकर्ता का लिंग पुरुष या महिला है, या श्रीमती या मिस।

एक बिजनेस पत्र के अनुभाग

• रिटर्न पता: यदि आपके पास कंपनी के लेटरहेड हैं तो आप छोड़ सकते हैं यह अनुभाग। अपना पूरा व्यावसायिक पता और सही कानूनी व्यवसाय नाम शामिल करें। अपने प्राप्तकर्ता द्वारा आवश्यक होने पर आप अपना ईमेल पता या फोन नंबर भी शामिल कर सकते हैं
• दिनांक: महीने, दिन, वर्ष प्रारूप का पालन करें। पत्र की वास्तविक मेलिंग तिथि के लिए अपनी तिथि वर्तमान करें।
• प्राप्तकर्ता का नाम और पता: उस संपर्क का पूरा नाम और पता शामिल करें जिसे आप पत्र भेज रहे हैं। यदि आवश्यक हो तो व्यक्ति का शीर्षक फोन नंबर के साथ जोड़ा जा सकता है
• ग्रीटिंग: ग्रीटिंग के लिए व्यक्ति के औपचारिक नाम का इस्तेमाल करें और अपने व्यवसाय पत्र के लिए एक बृहदान्त्र के साथ समाप्त करें।
• विषय: स्पष्ट रूप से पत्र के विषय को बताते हुए आपको प्राप्तकर्ता को जल्दी से पता चलता है कि आपका पत्र किस बारे में है शरीर:
• आपके पत्र के शरीर को आप कौन हैं और पत्र उद्देश्य के सामान्य परिचय से शुरू होना चाहिए विशिष्ट अनुच्छेदों में शामिल करें समस्या या समस्या की रूपरेखा कॉल करने के लिए कार्रवाई के साथ शरीर को बंद करें आपके पाठक के सीमित समय के लिए प्रत्येक व्यापार पत्र छोटा और संक्षिप्त होना चाहिए। समापन:
• यहां आप किसी भी औपचारिक प्रारूप का चयन कर सकते हैं जैसे कि "बेस्ट विनम्र" या "ईमानदारी से" हस्ताक्षर:
• अपने पत्र के रूप में उसी के रूप में अपने नाम पर हस्ताक्षर करें। नाम और शीर्षक: अपना पूरा नाम और नौकरी शीर्षक शामिल करें एन्क्लोज़ और सीसी: यदि आप अतिरिक्त दस्तावेज भेज रहे हैं तो एक बाड़े की रेखा शामिल है और अगर कोई अन्य पत्र की एक प्रति प्राप्त कर रहा है तो सीसी शामिल है। या अन्य रिसीवर या रिसीवर की कार्बन कॉपी
• आप अपने वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम का उपयोग करके ठीक तरह से स्वरूपित व्यावसायिक पत्र बनाने की पूरी प्रक्रिया को आसान बना सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में, आप "टूल्स" फ़ंक्शन पर जाकर पत्र "पत्र और मेलिंग" चुनें और पत्र विज़ार्ड पर क्लिक करके पत्र विज़ार्ड का उपयोग कर सकते हैं। विज़ार्ड आपको प्रत्येक फ़ील्ड के माध्यम से संकेत देगा और आपको एक प्रारूप चुनने की अनुमति देगा।

उचित व्यावसायिक पत्र प्रारूप का उपयोग करना आपके व्यवसाय को अधिक पेशेवर बनाने में एक कदम है अपने व्यवसाय के साथ सही प्रभाव बनाने के लिए समय निकालें।