एक सम्मेलन की योजना गाइड तैयार करना

एक सम्मेलन की योजना बनाने के लिए एक कौशल सेट की आवश्यकता होती है जिसमें अविश्वसनीय संगठनात्मक कौशल, मल्टीटास्क, ऊर्जा, रचनात्मकता, व्यवसाय की समझ, पारस्परिक कौशल और विस्तार पर ध्यान देने की क्षमता शामिल है। इसके लिए एक व्यापक कॉन्फ्रेंस प्लानिंग गाइड की आवश्यकता होती है जो न केवल आपको समय-सारिणी पर रखेगी बल्कि आपको बहुत जरूरी आश्वासन देगा कि आप रास्ते में कुछ नहीं भूल गए हैं।

सम्मेलन की योजना बना अन्य प्रकार की घटना की योजना से अलग है और अतिरिक्त कदम भी शामिल हैं

सम्मेलन में बड़े पैमाने पर होने वाली घटनाएं होती हैं, जो आम तौर पर योजना को एक वर्ष या उससे अधिक समय लेती हैं। आपकी कार्य सूची में एक स्थल का चयन, होटल के कमरे बुकिंग करना, ऑनलाइन पंजीकरण स्थापित करना, स्पीकर सुरक्षित करना, आतिथ्य सुइट्स की व्यवस्था करना, एक प्रदर्शनी हॉल की मेजबानी, बैठकों की बैठकों, भोजन और पेय पदार्थों से निपटना और अधिक जानकारी शामिल है। किसी भी सफल सम्मेलन योजनाकार के लिए एक व्यवस्थित सम्मेलन नियोजन मार्गदर्शिका तैयार करना जो चरणों को मापता है।

निम्नलिखित कदम आपको सम्मेलन नियोजन गाइड तैयार करने में मदद करेंगे जो कि किसी सम्मेलन की योजना बनाने के लिए एक खाका के रूप में काम करेंगे। आप जिस घटना की योजना बना रहे हैं उसके आधार पर मार्गदर्शिका को अनुकूलित और संशोधित करें और इसे हाथ में बंद रखें। जब तैयार और ठीक से उपयोग किया जाता है, तो यह जल्द ही आपकी सबसे मूल्यवान सम्मेलन नियोजन उपकरण बन जाएगा।

मूल बातें से शुरू करें

सम्मेलन योजना मार्गदर्शिका के पहले भाग में सम्मेलन के बारे में मूल बातें शामिल होनी चाहिए:

• इवेंट की तारीख और समय
• इवेंट स्थान (यदि ज्ञात है)
• इवेंट उद्देश्य

किसी भी अन्य ज्ञात तत्वों को शामिल करें, जैसे कि वैकल्पिक दिनांक या उपस्थितियों की संख्या

योजना क्या है?

एक सम्मेलन के विभिन्न तत्वों की योजना बनाने से पहले, आपको यह पता लगाना होगा कि उन विभिन्न तत्व क्या हैं और आपकी घटना की समग्र योजना में वे कहाँ फिट हैं।

तो पेन और पैड ले जाएं या कंप्यूटर के सामने बैठ जाएं और दिमाग में आने वाली सभी चीज़ों को लिखना शुरू करें। चीजों को महत्व के आधार पर या किसी भी प्रकार के कालानुक्रमिक क्रम में सूचीबद्ध करने के बारे में चिंता न करें वह बाद में आएगा अभी, आप अनिवार्य रूप से अपनी टू-डू-लिस्ट का एक बहुत ही लंबे समय तक सरल संस्करण तैयार कर रहे होंगे, जो कि योजना प्रक्रिया के दौरान अलग-अलग स्टैंडअलोन घटकों को अलग-अलग ढंग से संभाला जाएगा।

यह खंड निम्न में से किसी एक को सूचीबद्ध कर सकता है:

• स्थान चयन
• होटल का चयन
• बैठक का स्थान
• आतिथ्य सुइट्स
• सम्मेलन प्रदर्शनी हॉल और बूथ
• उद्घाटन समारोह
• अध्यक्ष / प्रदर्शक पंजीकरण
• उपस्थिति पंजीकरण
• यात्रा व्यवस्था
• उपस्थिति बैज
• घटनाओं का कार्यक्रम
• भोजन और पेय
• ऑडियो-दृश्य
• ऑन-साइट स्टाफिंग

कुछ अतिरिक्त समय लें इस सूची को संकलित करते हुए आप कुछ भी न नजरअंदाज करते हैं और आगे बढ़ते हैं और कुछ भी जो बाद में आता है उसे जोड़ें।सूचीबद्ध ज़िम्मेदारी के कई क्षेत्रों से अभिभूत न हों; इसका उद्देश्य यहां हर चीज के बारे में सोचना है ताकि आप हर वस्तु को कुशलतापूर्वक योजना और प्रबंधित कर सकें।

एक स्थान का चयन करें

जब आप एक बार कॉन्फ्रेंस आयोजित करते हैं और घटना के समग्र दायरे को समझते हैं, तो एक बार निर्धारित किया जाता है, अगले चरण एक स्थल का चयन करना है।

सम्मेलन के आकार पर निर्भर करते हुए, आप अपने सम्मेलन की सभी आवश्यकताओं के लिए एक स्थान का चयन कर सकते हैं, प्रदर्शनी हॉल से कमरे, बैंक्वेट हॉल और होटल के कमरे की बैठक के लिए। यदि सम्मेलन एक स्थान पर समायोजित करने के लिए बहुत बड़ा है, तो उस स्थान की तलाश करें जो बाहरी होटल या खानपान स्थलों के निकट हो, ताकि सम्मेलन में उपस्थित लोगों को एक सम्मेलन समारोह से दूसरे स्थान पर जाने के लिए बहुत दूर यात्रा न करना पड़े।

उपस्थिति पंजीकरण के बारे में सोचें

इस सम्मेलन में उपस्थित लोग कैसे रजिस्टर करेंगे? वे पंजीकरण की पुष्टि कैसे प्राप्त करेंगे? सम्मेलन में नाम टैग कैसे तैयार और वितरित किए जाएंगे? आपकी सम्मेलन की योजना मार्गदर्शिका में इन सभी सवालों के जवाब शामिल होंगे और कॉन्फ्रेंस पंजीकरण चालू होने के बाद अपडेट किया जाना चाहिए।

अगर कोई घटना बड़ी भीड़ को आकर्षित करने की उम्मीद की जाती है, तो एक ऑनलाइन सम्मेलन पंजीकरण प्रणाली एक तरह से जाने का तरीका है।

सिस्टम भुगतानों को संसाधित कर सकता है, रजिस्ट्रेशन ट्रैक कर सकता है और अन्य प्रासंगिक सूचनाओं को व्यवस्थित कर सकता है और रिपोर्ट तैयार करने में सहायता कर सकता है।

प्रदर्शक और सम्मेलन प्रदर्शनी हॉल

प्रदर्शनी के क्षेत्र सम्मेलनों में एक आम विशेषता है, जो प्रायोजकों और विक्रेताओं के लिए अपने उत्पादों और सेवाओं को बढ़ावा देने के लिए जगह किराए पर लेने का अवसर प्रदान करता है। प्रदर्शनी सुविधा को प्रभावी ढंग से बढ़ावा दिया गया है और अच्छी तरह से प्राप्त हुआ है, तो यह राजस्व में लाने के लिए कॉन्फ़्रेंस होस्ट के लिए भी एक अवसर है। अपने सम्मेलन के आकार के आधार पर, प्रदर्शकों और प्रदर्शनी हॉल का प्रबंधन करने के लिए अतिरिक्त समय और संसाधनों की आवश्यकता होगी ताकि उसके अनुसार योजना करें।

जैसा ऊपर उल्लेख किया गया है, ऑनलाइन सम्मेलन पंजीकरण प्रणाली रजिस्ट्रेशन को ट्रैक करने का सर्वोत्तम तरीका है, इसलिए यदि आप बड़ी संख्या में प्रदर्शकों की अपेक्षा कर रहे हैं, तो अपने सहभागी पंजीकरण प्रणाली में प्रदर्शक पंजीकरण शामिल करने पर विचार करें। प्रदर्शकों को भी निम्न की आवश्यकता होगी:

• प्रदर्शक बैज
• बूथ नंबरों के साथ सम्मेलन प्रदर्शनी हॉल का मानचित्र
• प्रदर्शन बूथ के लिए मैनुअल सेट अप करें और नीचे फाड़ डालें
• बूथ अनुबंध प्रदर्शित करें
• ऑन साइट की सूची प्रदर्शन किराया और सेवाओं के साथ सहायता करने के लिए उपलब्ध विक्रेताओं

सम्मेलन योजनाकार के रूप में, आप प्रदर्शनी हॉल में स्थित सामग्री की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए सुरक्षा भर्ती के लिए जिम्मेदार होंगे।

सम्मेलन के विवरण की योजना बनाएं

सम्मेलन स्थल चयन और उपस्थित होने के पंजीकरण जैसे कुछ बड़ी जिम्मेदारियों से निपटने के साथ, आप सम्मेलन के विवरणों की योजना बनाने के लिए अपना ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। जैसा कि किसी भी प्रकृति की घटना की योजना बना रहा है, वही संगठन सर्वोपरि है जैसा कि विस्तार पर ध्यान दिया गया है।

अब समय है कि आप उन कंटेंट्स की लंबी लाँड्री सूची को बाहर निकालना चाहते हैं जो आपने सम्मेलन नियोजन प्रक्रिया के प्रारंभ में एक साथ रखी थी।नवीनतम कार्य और जिम्मेदारियों को प्रतिबिंबित करने के लिए सूची के माध्यम से देखें और आवश्यकतानुसार परिवर्तन या अतिरिक्त करें। इसके बाद इन मदों को कालानुक्रमिक क्रम में रख दिया गया, जो उन चीजों के साथ शुरू हो रहे हैं जिन्हें पहले से ही पूरा किया जा सकता है या होना चाहिए। उदाहरण के लिए:

• होटल के कमरे का बुक ब्लॉक
• रिज़र्व प्रदर्शन हॉल स्पेस
• अनुसंधान ऑनलाइन सम्मेलन पंजीकरण प्रणाली
• योजना सम्मेलन विपणन योजना

शुरुआत से शुरू करें और वहां से जाएं प्रत्येक विवरण के लिए, जिस पर ध्यान दिया जाना चाहिए, अनुबंधों को हस्ताक्षरित और प्राप्त होने पर सुनिश्चित करने के लिए अनुवर्ती शामिल करें। सम्मेलन की तारीख के पास होने पर, आपकी एक्शन आइटम में अल्पावधि कार्य शामिल होंगे जैसे:

• रंग योजना और सजावट चुनें
• फूलों की व्यवस्था करें
• मेनू चुनें
• स्पीकर या वीआईपी के लिए हवाई परिवहन के लिए व्यवस्था करें कॉन्फ्रेंस नियोजन मार्गदर्शिका के बारे में अपने विचार-विमर्श के बारे में विचार करें, जो किसी भी सम्मेलन की योजना में शामिल है, चाहे कितना छोटा हो। यह गाइड जल्दी से एक अमूल्य उपकरण बन जाएगा जो न केवल आपको संगठित और समय-सारखा रखेगा, बल्कि तंत्रिकाओं को बड़ी तारीख के दृष्टिकोण के रूप में शांत करेगा और आप सवाल करेंगे कि आप कुछ भूल गए हैं।