चरण-दर-चरण सम्मेलन योजना गाइड

जमीन से सम्मेलन को व्यवस्थित करने के लिए जरूरी राशि का पूर्वानुमान और डेटा एकत्र करना आवश्यक है संपूर्ण प्रक्रिया समूह के आकार के आधार पर कुछ साल ले सकती है, लेकिन अगर आप तेजी से निर्णय ले सकते हैं, तो एक वर्ष में सफल सम्मेलन शुरू करने के लिए अनुमान लगाया जा सकता है।

एक सम्मेलन की योजना बनाने की वास्तविकता यह है कि, किसी भी अनुभव के बिना, आप अधिक महत्वपूर्ण मुद्दों को अनदेखा करते समय थोड़ी-थोड़ी अधिक जानकारी के साथ-साथ बहुत अधिक समय खो सकते हैं।

पहली बार टाइमर के लिए इस प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए, हमने आपको प्रत्येक विशेष विषय पर हमारे विस्तृत विस्तृत तरीके से लिंक प्रदान करते हुए सबसे महत्वपूर्ण कदमों को रेखांकित किया है। परिणाम यहाँ एक सम्मेलन की योजना गाइड है जो आपको जगह में एक ठोस टेम्पलेट से शुरू करने में मदद करेगा।

चरण 1: क्राफ्ट आपके सम्मेलन का एक विजन

हर घटना एक दृष्टि से शुरू होती है, लेकिन लागतों को मापने और सूचित योजना निर्णय लेने के लिए आपको अपनी दृष्टि को शब्दों और संख्याओं में बदलने की आवश्यकता होगी सबसे पहले, आपको मूल बातें शुरू करना होगा जैसे कि कौन, क्या, कब, कहां और क्यों

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चरण 2: एक बिजनेस प्लान बनाना

जब तक आपके सम्मलेन को अनुदान या संगठन द्वारा वित्त पोषित नहीं किया जा रहा है, तब तक आपको यह पता लगाने की आवश्यकता होगी कि आपका धन कहाँ है से आ रहा है और इसके लिए क्या इस्तेमाल किया जा रहा है। इस समीकरण का पहला भाग, राजस्व, नियोजन प्रक्रिया में शुरूआती गणना की जानी चाहिए।

अब, एक सम्मेलन पर कीमत डालने के लिए, आपको यह पता होना चाहिए कि आप क्या उपस्थिति देने की योजना बना रहे हैं। संभावित कार्यक्रमों के लिए आपका यात्रा कार्यक्रम और स्पीकर लाइनअप बिक्री का कारक होगा।

चरण 3: स्थानों और सेवाओं की तुलना करना

जब आपका सम्मेलन होगा और आप कितने लोग भाग लेना चाहते हैं, उसके बारे में अधिक विशिष्ट विचार करने के बाद, आप तब उपयुक्त स्थल के लिए खरीदारी करना शुरू कर सकते हैं।

ध्यान रखें कि आपका स्थान चयन आपके खानपान और ऑडियो / दृश्य लागतों का भी निर्धारण करेगा। इसका कारण यह है कि ज्यादातर सम्मेलन केंद्र और ईवेंट होटल आपको इन-साइट की किसी भी घटना के लिए अपनी इन-हाउस सेवाओं का उपयोग करने की आवश्यकता होती है।

अधिकांश सम्मेलनों को क्षेत्र के बाहर से आने वाले मेहमानों के लिए कुछ तरह की रात भर की सुविधा प्रदान करने की आवश्यकता होगी। यह आवश्यकता आपके स्थल के फैसले में कारक रखने के लिए विचारों का एक और सेट बनाता है।

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चरण 4: भर्ती और प्रबंध पंजीयकों

यहां तक ​​कि सबसे लोकप्रिय सम्मेलनों को भी हर सीट घर में। उपस्थिति आपके कार्यक्रम की सफलता के लिए सबसे महत्वपूर्ण कारक है। अच्छी उपस्थिति संख्या राजस्व और प्रायोजन के अवसरों को प्राप्त करते हैं। और आपके द्वारा पंजीकृत अधिक लोग विज्ञापन और भागीदारी के उद्घाटन के लिए अधिक मांग अर्जित करेंगे।लंबी कहानी कम, यदि आप एक भीड़ आकर्षित कर सकते हैं तो बाकी सब कुछ बहुत आसान हो जाएगा।

पंजीकरण प्रबंधित करना अधिक मुश्किल हो जाता है क्योंकि आपका इवेंट आकार में बढ़ता है यह वह जगह है जहां एक ऑनलाइन पंजीकरण प्रणाली आपको नंबर ट्रैक करने, प्रक्रिया भुगतान करने और डेटा व्यवस्थित करने में सहायता कर सकती है।

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चरण 5: ऑन साइट विवरण योजना

अंत में, व्यापार तत्वों को व्यवस्थित करने और कार्यान्वित करने के बाद सम्मेलन में, आप साइट पर विवरण के बारे में सोचने के लिए शुरू कर सकते हैं। इसमें शामिल हैं कि कैसे सहभागी सम्मेलन, प्रत्येक कमरे का सामान्य लेआउट, और भोजन और पेय के वितरण को नेविगेट करेंगे। यह एक सम्मेलन की योजना का हिस्सा है, जो कि ज्यादातर लोग घटना की योजना बनाते हैं। सभी विवरणों का समन्वय करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप अपने यात्रा कार्यक्रमों के माध्यम से चलकर अपने मेहमान चले जाएं। चित्रा कैसे उठें, इससे पहले कि वे समस्याएं हल करने के लिए दिन में प्रत्येक बिंदु पर विचार करें और कार्य करें।

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चरण 6: प्रदर्शनी प्रबंधन युक्तियां

सम्मेलनों में आमतौर पर एक प्रदर्शनी क्षेत्र या सम्मेलन मंजिल जहां प्रायोजकों और विक्रेताओं अपने उत्पादों को बढ़ावा देने के लिए स्थान किराया।

यदि आप सबकुछ अच्छी तरह से व्यवस्थित करते हैं तो यह आपके सम्मेलन के लिए एक बहुत ही आकर्षक अवसर हो सकता है हालांकि ध्यान रखें कि एक प्रदर्शनी क्षेत्र को समय और संसाधन दोनों के लिए महत्वपूर्ण प्रतिबद्धता की आवश्यकता होगी, इसलिए इस प्रारूप में प्रतिबद्ध होने से पहले सुनिश्चित करें कि आप एकाधिक विक्रेताओं की आवश्यकताओं को प्रबंधित करने के लिए तैयार हैं।

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