आपके लघु व्यवसाय के लिए अच्छा कार्यालय प्रबंधन

अव्यवस्था और भ्रम को परेशान कर रहे हैं लेकिन वे व्यवसाय के लिए केवल सादे खराब हैं। अगर आप चाहें तो इसे एक सूत्र के रूप में सोचें: अराजकता बढ़ती जा रही मुनाफा कम हो रही है उत्तर? अच्छा कार्यालय प्रबंधन अपने छोटे व्यवसाय में अराजकता को नियंत्रित करने के लिए आप कैसे अच्छे कार्यालय प्रबंधन का उपयोग कर सकते हैं:

1 कार्यालय प्रबंधन दिनचर्या की स्थापना और उन्हें छड़ी।

यदि आप व्यवस्थित रहना और चीजें सुचारू रूप से चलाना चाहते हैं तो नियमित कार्यों की नियमित प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है।

पेपरवर्क और ऑफिस सिस्टम को संभालने के लिए रूटीन सेट करें। उदाहरण के लिए, यदि संभव हो तो, आपके कार्यालय में आने वाले कागज़ के प्रत्येक टुकड़े को एक बार संभाला जाना चाहिए, उस पर काम करना चाहिए और दायर किया जाए - एक डेस्क पर अजीब ढंग से ढेर नहीं हुआ। इसी तरह, ईमेल जैसे डिजिटल संचार को प्राथमिकता दी जानी चाहिए और यदि संभव हो तो तत्काल कार्रवाई की जानी चाहिए या भविष्य की कार्रवाई के लिए ध्वजांकित किया जाना चाहिए।

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डेस्कटॉप सिस्टम, लैपटॉप, फ़ाइल सर्वर, मल्टीफ़ंक्शन प्रिंटर और मोबाइल डिवाइस सहित कार्यालय सिस्टम को प्रशासन और आपातकालीन प्रक्रियाओं दोनों की आवश्यकता होगी। जब सिस्टम क्रैश हो जाता है या कंप्यूटर-संबंधित उपकरणों का टुकड़ा विफल रहता है, तो आपके कार्यालय में सभी को पता होना चाहिए कि कौन कॉल करें और क्या न करें (जैसे कि समस्या को ठीक करने का प्रयास करें) अपने महत्वपूर्ण व्यावसायिक डेटा की सुरक्षा के लिए 3 कदम जानें

2। स्पष्ट रूप से चित्रित जिम्मेदारियों को सेट करें

अच्छा कार्यालय प्रबंधन उन लोगों पर निर्भर करता है जो जानने के लिए कि कौन जिम्मेदार है - यह ऐसे लोग हैं जो काम करने वाले जवाबदेह होते हैं

उदाहरण के लिए, क्या होगा, यदि आपके छोटे व्यवसाय के लिए खरीदार किया गया था, तब भी जब भी कोई हो? क्या आपको प्रिंटर पेपर मिल सकता है जब आपको इसकी आवश्यकता होती है? सभी उपकरणों और आपूर्ति के आदेश देने के प्रभारी एक व्यक्ति को डालने से समस्या हल होती है और चीजें आसानी से चलती रहती हैं। कर्मचारियों को निर्दिष्ट व्यक्ति को आपूर्ति के लिए कोई अनुरोध ईमेल या एक विशिष्ट जगह में एक हस्तलिखित सूची पोस्ट करें, जहां लोग उनकी ज़रूरतों को जोड़ सकते हैं।

यह (कंप्यूटर) सिस्टम प्रशासन के साथ समान है आपको अपने कंप्यूटर सिस्टम की सुरक्षा के लिए एक व्यक्ति की ज़िम्मेदारी और खाते, पासवर्ड और सॉफ्टवेयर जैसी चीज़ों का नज़रिया रखना चाहिए। कार्यालय के अनुप्रयोगों के लिए क्लाउड-आधारित सिस्टमों का उपयोग करना, लेखा सॉफ्टवेयर और डेटा संग्रहण छोटे व्यवसायों के लिए एक आदर्श समाधान है, लेकिन आपको अभी भी एक विश्वसनीय व्यक्ति की आवश्यकता है जो प्रशासकीय कार्य करने के लिए नियुक्त किया जाता है जैसे उपयोगकर्ताओं को जोड़ने / हटाने, अनुमतियां निर्दिष्ट करने आदि। 3। रिकॉर्ड रखें - और अपने व्यवसाय के रिकॉर्ड को अद्यतित रखें

रिकॉर्ड रखने से अच्छे कार्यालय प्रबंधन का सबसे आसान भाग लगता है - जब तक आप उन अभिलेखों को सुलभ और अद्यतन दोनों को रखने की आवश्यकता पर विचार नहीं करते लेकिन एक अच्छा कार्यालय प्रबंधक बनने के लिए पहला नियम आपको इस पर एक पकड़ पाने में मदद करेगा; एक कार्यालय की दिनचर्या रिकॉर्ड को अद्यतन करनाजब आप एक नया ग्राहक या क्लाइंट प्राप्त करते हैं, उदाहरण के लिए, उसे केवल आपके संपर्क डेटाबेस में प्रवेश करने के लिए कुछ समय लगता है। तो यह आपके फोन पर उससे बात करने के बाद रिकॉर्ड को अपडेट करने के लिए केवल एक या दो क्षण लेगा।

(ध्यान दें, यह भी कि अधिकांश न्यायाधिकार गोपनीयता अधिनियम हैं जो ग्राहक सूचना को नियंत्रित करने में नियमन करते हैं।)

4 अपने कार्यालय के माध्यम से चले जाओ और बैठो।

क्या आपके कार्यालय में अंतरिक्ष प्रबंधन या स्थान कुप्रबंधन का उदाहरण है?

जब आप दफ्तर के माध्यम से चलते हैं, तो क्या आपको बाधाओं के चारों ओर घूमना पड़ता है या किसी चीज पर फिसलने का खतरा है?

जब आप एक मेज पर बैठते हैं तो क्या आप वास्तव में वहां आराम से काम कर सकते हैं? क्या चीजें तार्किक रूप से व्यवस्थित की जाती हैं, जिससे आप डेस्क पर सबसे अधिक उपयोग कर सकें?

प्रिंटर की फाइलिंग अलमारियाँ के माध्यम से आजकल कई चीजें हैं जो कि आजकल कार्यालयों में घटी हैं। अच्छे कार्यालय प्रबंधन के लिए, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि कार्यालय में सभी चीजों को अधिकतम दक्षता के लिए व्यवस्थित किया जाता है - और अधिकतम सुरक्षा छोटे या होम ऑफिस डिज़ाइन की मूल बातें आपके कार्यालय के स्थान की शक्ति, प्रकाश और वेंटिलेशन की आवश्यकताओं को सुरक्षित रूप से मिलाने के लिए युक्तियां प्रदान करती हैं।

5। थकाऊ काम की अनुसूची

उन चीजों को बंद करना बहुत आसान है, जिन्हें आप नहीं पसंद करते हैं, और अधिकांश व्यवसायिक लोग काम करने, नौवहन और प्राप्त करने या बहीखाता पद्धति जैसे कार्यालय प्रबंधकों को भी आनंद नहीं लेते।

दुर्भाग्य से, एक कार्यालय, एक रसोईघर की तरह, काम किए बिना काम नहीं करेगा।

यदि आप एक छोटे से व्यवसाय के स्वामी हैं, जो किसी भी चीज़ को उबाऊ या अप्रिय काम के रूप में देखते हैं, तो उसे हर बार नियमित रूप से समय पर निर्धारित करने के लिए स्वयं को नियमित रूप से प्राप्त करने के लिए मजबूर होने की स्थिति में हैं। उदाहरण के लिए सुबह या दोपहर का समय लें, और इसे ठंडे कॉल करने, गैर-प्राथमिकता वाले ईमेल पूछताछ लौटाने, सोशल मीडिया पोस्टिंग करने, रिकॉर्डिंग को रिकॉर्ड करने या रिकॉर्ड को अपडेट करने के लिए खर्च करते हैं।

6। प्रतिनिधि और आउटसोर्स

एक संपूर्ण दुनिया में, हर कोई केवल वह कर रहा होगा जो उसके लिए समय था और अच्छी तरह से किया जैसा कि दुनिया एकदम सही नहीं है, इसके बजाय बहुत से लोग ऐसे काम कर रहे हैं कि उनके पास अच्छा करने के लिए समय या प्रतिभा नहीं है।

नियुक्त करना और आउटसोर्सिंग आपके छोटे व्यवसाय के कार्यालय प्रबंधन को ही बेहतर नहीं बना सकती है, लेकिन आप अपनी प्रतिभाओं पर भी ध्यान केंद्रित करने के लिए स्वतंत्र हैं, जिससे आपके नीचे की रेखा में सुधार हो सकता है एक अंशकालिक या आभासी सहायक आपके कई कार्यालय या प्रशासनिक कार्यों को संभालने में सक्षम हो सकता है। प्रतिनिधि के बारे में अधिक जानने के लिए, नियुक्त करने का फैसला देखें

7। व्यापार को प्राथमिकता बनाओ

बहुत से छोटे व्यवसायिक अपने दिनों को अभिनय और प्रतिक्रिया करने में बिताते हैं - और फिर सोचते हैं कि उनके पहियों कताई क्यों लग रहे हैं व्यवसाय नियोजन अच्छा कार्यालय प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण घटक है और आपको अपने नियमित कार्यालय प्रबंधन दिनचर्या का हिस्सा होना चाहिए।

सफल छोटे व्यवसाय के मालिक हर हफ्ते व्यापार नियोजन पर समय व्यतीत करते हैं, और बहुत से दैनिक लक्ष्य की स्थापना और विकास के लिए उपकरण के रूप में दैनिक नियोजन सत्र का उपयोग करते हैं।

यह व्यवसाय नियोजन मार्गदर्शिका आपके व्यावसायिक योजना प्रयासों को चलने के लिए एक महान प्राइमर है; यह आपके छोटे व्यवसाय के लिए एक व्यवसाय नियोजन ढांचे को बताता है और व्यावसायिक लक्ष्यों को स्थापित करने के लिए नियमों के माध्यम से दृष्टि बयान लिखने से सब कुछ पर संसाधन प्रदान करता है

अगर आपके पास स्टाफ है, तो उन्हें व्यावसायिक नियोजन में शामिल करें, औपचारिक रूप से या अनौपचारिक रूप से

आप अंतर को प्यार करेंगे

अराजकता को व्यापार करने में हस्तक्षेप न करें एक बार जब आप अच्छे कार्यालय प्रबंधन के इन सात सिद्धांतों को लागू करना शुरू करते हैं, तो आपको अच्छा कार्यालय प्रबंधन बनाते हुए आश्चर्य होगा - और आप कितने अधिक व्यवसाय करते हैं

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