परियोजना गवर्नेंस संरचनाओं के बारे में आपको क्या पता होना चाहिए

क्या आप जानते हैं कि परियोजना प्रशासन क्या है और यह कैसा दिखता है? या क्या करना है अगर आप ऐसे वातावरण में काम कर रहे हैं जहां यह अस्तित्व में नहीं है? चलो एक परिभाषा के साथ शुरू करते हैं।

परियोजना प्रशासन: एक परिभाषा

परियोजना प्रबंधन शर्तों में 'शासन' नीतियों, प्रक्रियाओं, मानकों, प्रक्रियाओं और दिशानिर्देशों को दर्शाती है जो निर्धारित करते हैं कि आपके संगठन में परियोजनाओं का नेतृत्व कैसे किया जाता है, चलाया जाता है और नियंत्रित किया जाता है।

बहुत सारे नौकरशाही के साथ गवर्नेंस व्यापक और 'भारी' हो सकता है, या स्केच्य और 'लाइट' (इस मामले में शायद यह अक्षम है)।

प्रबंधकों को अपने पर्यावरण और संस्कृति के लिए शासन के सही स्तर के लिए लक्ष्य रखना चाहिए यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी शासन नीतियां उद्देश्य के लिए फिट हैं, यह सुनिश्चित करने में महत्वपूर्ण कारक है कि वे प्रभावी हैं

शासन शीर्ष पर शुरू होता है कंपनी बोर्ड को सुशासन के विचार के लिए प्रतिबद्ध होना चाहिए और तथ्य यह है कि निर्दिष्ट दिशानिर्देशों के अंतर्गत परियोजनाओं को ठीक से प्रबंधित किया जाना चाहिए। उम्मीद की जाती है कि यह रवैया और मानकों परियोजना बोर्डों और परियोजना के नेताओं (और प्रोग्राम टीमों, जहां इन मौजूद हैं) में फ़िल्टर की जाएंगी।

परियोजना गवर्नेंस मामले क्यों

आपका प्रोजेक्ट प्रायोजक और अन्य महत्वपूर्ण हितधारक जानना चाहते हैं कि आप सही तरीके से परियोजना बजट खर्च कर रहे हैं। वे यह देखना चाहते हैं कि आप अपने परियोजना की प्रगति को प्रभावी ढंग से ट्रैक कर रहे हैं और आवश्यकतानुसार प्रोजेक्ट जोखिम को प्रबंधित करने के लिए आगे बढ़ रहे हैं।

लेकिन परियोजनाओं पर सुशासन के लिए तर्क इसके आगे जाता है।

ग्राहकों द्वारा गवर्नेंस की मांग की जाती है, खासकर सार्वजनिक क्षेत्र में।

सरकार और नियामकों कुछ परियोजनाओं के लिए कुछ मानकों (और कुछ मामलों में, लागू) पूछते हैं प्रशासन सिर्फ एक आंतरिक मुद्दा नहीं है: विनियमित बाज़ारों में परिचालित कई कंपनियों को बाहरी कानूनों से मार्गदर्शन करना होगा जैसे सर्बान-ऑक्सले प्रोजेक्ट गवर्नेंस यह साबित करने में सक्षम होने का एक छोटा सा हिस्सा बना देता है कि आपकी कंपनी प्रभावी रूप से संचालित करती है और आपके उद्योग के लिए निर्दिष्ट मार्गदर्शन और नियमों के भीतर है।

परियोजना प्रशासन भी आपकी मदद करता है:

• निवेश पर आपकी रिटर्न में सुधार करें और उन निवेशों को प्रभावी ढंग से ट्रैक करें
• परियोजनाओं के लिए खरीदारी-योग्यता प्राप्त करें
• सामान्य कारणों से बचें, क्यों परियोजनाएं विफल हो जाती हैं
• अधिक प्रभावी ढंग से संवाद करें
• परियोजनाओं में मानकीकरण का परिचय, प्रदर्शन को आसान बनाने के लिए
• कम से कम जोखिम
• संरचित वातावरण में कर्मचारियों को विकसित और प्रेरित करना

परियोजना प्रशासन किस तरह दिखता है

अब हम जानते हैं कि परियोजना प्रशासन क्या है, यह क्या है एक परियोजना की तरह देखो? यहां ऐसी गतिविधियां हैं जो एक परियोजना परिवेश में प्रशासन का प्रदर्शन करती हैं:

• अनुशासित परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र है जिसमें अनुमोदन के लिए परिभाषित बिंदु शामिल हैंये बिंदु हैं जहां परियोजना की व्यवहार्यता पर विचार-विमर्श किया जाता है और निर्णय के साथ किया जाता है कि क्या काम जारी रखना है या नहीं।
• परियोजनाओं के पास एक स्पष्ट व्यापार मामला है, और व्यावसायिक मामलों में प्रबंधन टीमों को सही निर्णय लेने के लिए सक्षम करने के लिए पर्याप्त जानकारी है
• उन निर्णयों को पर्याप्त रूप से प्रलेखित और संचारित किया जाता है।
• परियोजनाओं पर काम कर रहे लोगों ने भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को परिभाषित किया है।
• निरंतर सीखने की एक संस्कृति है जो प्रोजेक्ट टीमों को लगातार सुधार करने और दोषपूर्ण वातावरण में सीखे सबक पर चर्चा करने की अनुमति देती है।
• ऐसी प्रक्रियाएं और प्रक्रियाएं हैं, जो प्रोजेक्ट टीमों को अपनी परियोजना की समीक्षा करने और यदि आवश्यक हो तो स्वतंत्र समर्थन मांगने में सक्षम हैं।
• हितधारक लगे हुए हैं और वे इस प्रक्रिया पर भरोसा करते हैं।
• परियोजना टीम उन व्यक्तियों से बना होती है जो प्रासंगिक भूमिकाओं में अनुभवी और योग्य हैं।

परियोजनाओं के शासन को संगठन में प्रशासन संरचनाओं से जुड़ा हुआ है। यदि आपको लगता है कि परियोजना प्रशासन का मुख्य उद्देश्य सुनिश्चित करना है कि परियोजनाएं सही तरीके से की जाती हैं, तो आप यह देख सकते हैं कि यह कॉर्पोरेट स्तर पर वित्तीय प्रशासन से कैसे जुड़ा है, कॉर्पोरेट जोखिम प्रबंधन और अधिक

परियोजना प्रशासन को आपके वर्तमान संगठनात्मक प्रक्रियाओं के भीतर फिट होना चाहिए। दूसरे शब्दों में, एक नया वित्तीय प्रबंधन प्रक्रिया न बनाएं जब आपके पास पहले से ही कोई अन्य क्षेत्र है जो अन्य क्षेत्रों में काम करता है! उस प्रोजेक्ट परिवेश में उपयोग करने के लिए उपयुक्त बनाने के लिए कॉरपोरेट प्रक्रियाओं को वर्तमान में मौजूद और उपयोग करें।

परियोजना शासन के लिए फोकस के 5 क्षेत्र

जब आप इसे देख रहे हैं, तो आप महसूस करेंगे कि परियोजना प्रबंधन परियोजना प्रबंधन के सभी तत्वों के माध्यम से व्यापक है।

हालांकि, कुछ महत्वपूर्ण फोकस क्षेत्र हैं जहां प्रशासन विशेष रूप से प्रासंगिक है।

1. कार्यप्रणाली और प्रक्रियाएं: ये आपको मज़बूती से और स्थायी रूप से काम देने में सहायता करते हैं।
2. ज्ञान प्रबंधन: यह सबक सीखने के लिए महत्वपूर्ण है और यह सुनिश्चित करना है कि संगठन परियोजना के अनुभव से सीखता है। यदि आप उसी गलती को कई बार बनाना बंद करना चाहते हैं, तो ज्ञान प्रबंधन आवश्यक है।
3. परियोजना प्रबंधन परिपक्वता: आपकी संगठनात्मक परियोजना प्रबंधन परिपक्वता बढ़ जाती है, इसलिए आपकी सफलतापूर्वक सफलतापूर्वक पहुंचने की क्षमता होगी
4. सीनियर लेवल बाय-इन: शासन के लिए प्रतिबद्धता शीर्ष पर शुरू होती है यदि आपके पास प्रबंधन का समर्थन है, तो यह व्यवसाय के सभी स्तरों के माध्यम से गिर जाएगा और शासन के दृष्टिकोण अधिक स्थायी रहेगा
5. सहायक संस्कृति: समर्थन की संस्कृति, दोष नहीं, यह सुनिश्चित करेगी कि परियोजना प्रबंधकों के पास सही माहौल है जिसमें विकसित होने के लिए। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऑफिस या प्रोजेक्ट डायरेक्टर की अगुवाई में एक सहायक संस्कृति, परियोजना प्रबंधकों को अपने लक्ष्य और परियोजना के उन तक पहुंचने में मदद करेगी।

यदि कोई कॉरपोरेट मानक नहीं है तो क्या करें

छोटे संगठनों में कई प्रोजेक्ट मैनेजर स्वयं को ऐसे वातावरण में चल रहे प्रोजेक्ट मिलते हैं जो सहायक है, और जहां परियोजना प्रबंधन की अवधारणा के लिए खरीद-इन है, लेकिन औपचारिक बिना संगठन संरचनाएं जिसकी जगह से फ़ीड करना है।

उस स्थिति में - और यह छोटे संगठनों के लिए अनन्य नहीं है - आप स्क्रैच से अपने प्रोजेक्ट गवर्नेंस मॉडल को डिजाइन करेंगे। अगर कोई परियोजना प्रशासन दृष्टिकोण नहीं है जो आप शेल्फ को निकाल सकते हैं और अपनी परियोजना के लिए फिट कर सकते हैं, तो आपको अपना खुद का निर्माण करना होगा।

ऐसा लग सकता है जितना मुश्किल नहीं है!

मूल बातें स्थापित करने के साथ शुरू करें:

• एक भूमिकाएं और जिम्मेदारियों का दस्तावेज बनाएं
• सुनिश्चित करें कि आपके पास एक परियोजना प्रायोजक है
• सुनिश्चित करें कि आपके पास एक प्रोजेक्ट बोर्ड या स्टीयरिंग समूह है और नियमित बैठकों की व्यवस्था करें जिसके लिए आप मिनटों को वितरित करें
• एक जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया सेट करें
• एक परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया सेट करें
• अपने प्रोजेक्ट शेड्यूल में अंक बिल्ट करें जहां आप व्यवसाय मामले के मूल लक्ष्यों के विरुद्ध परियोजना की व्यवहार्यता जांचते हैं (अंत में चरण के प्रत्येक चरण इन चेक को लगाने के लिए प्राकृतिक बिंदु है)।

अंततः यह परियोजना प्रायोजक की जिम्मेदारी है कि यह सुनिश्चित करने के लिए कि पर्याप्त शासन है, लेकिन परियोजना प्रबंधक इस क्षेत्र में सक्रिय भूमिका निभा सकते हैं।

प्रशासन परियोजना प्रबंधन में सूखे विषयों में से एक हो सकता है लेकिन यह सबसे महत्वपूर्ण में से एक है ऐसा तरीका है कि वरिष्ठ प्रबंधन टीमों को पता है कि आप एक अच्छी नौकरी कर रहे हैं और यह उन्हें आश्वस्त करता है कि यह प्रोजेक्ट खुला होना चाहिए जैसा चाहिए। यह प्रबंधकों को यह जानने के लिए जरूरी है कि चेक और शेष राशि भी प्रदान की जाती है, जो उस तरीके से खर्च किए जा रहे हैं जो व्यवसाय के मामले में उचित और गठबंधन हैं।