क्या परियोजना प्रबंधक सभी दिवस करते हैं?

मुझे अक्सर पूछा जाता है कि परियोजना प्रबंधक क्या करता है क्योंकि भूमिका इतनी व्यापक है प्रोजेक्ट मैनेजर की भूमिका पर ये मेरी भूमिका निभा रही है। यह पूरे दिन परियोजना प्रबंधक क्या कर रहे हैं।

परियोजना प्रबंधकों …

बिग आइडिया का विकास

परियोजना प्रबंधक का पहला काम बड़ा विचार विकसित करना है। यह हमेशा ऐसा नहीं था। ऐसा नहीं है कि बहुत समय पहले परियोजना प्रबंधकों को एक पूरी तरह से विकसित विचार लेने की उम्मीद थी, संभवत: एक पूर्ण व्यापार मामला, और उस परियोजना योजना को चालू किया जा सकता था जिसे निष्पादित किया जा सकता था।

आज, प्रोजेक्ट मैनेजर की भूमिका कुछ हद तक विकसित हुई है, और आप प्रोजेक्ट में पहले और पूर्व में शामिल होने से पहले ही मिल पाएंगे, इससे पहले कि वह 'परियोजना भी बन गई है। '

आप प्रोजेक्ट प्रायोजक के साथ परियोजना के प्रारंभिक तस्वीर बनाने के विचार से बाहर काम करेंगे और यह तय करेंगे कि क्या यह संभव है या नहीं।

टीम को एक साथ रखो

यदि आपके बड़े विचार को व्यावहारिक माना जाता है, तो आपका अगला कदम एक टीम को एक साथ रखना होगा जो कि विचार को वास्तविकता में बदलने पर काम कर सकते हैं। आपको कई लोगों की आवश्यकता होगी जो किसी प्रोजेक्ट टीम पर विभिन्न भूमिकाएं पूरी कर सकते हैं।

आदर्श रूप से, आप प्रत्येक कार्यात्मक क्षेत्र में विषय विशेषज्ञों की तलाश में हैं, लेकिन आपको ध्यान में उपलब्धता लेने की भी आवश्यकता होगी। परियोजना प्रबंधक हमेशा उन कर्मचारियों को नहीं प्राप्त कर सकते हैं जिन्हें वे टीम में चाहते हैं क्योंकि ये विशेषज्ञ अन्य परियोजनाओं में व्यस्त हैं। यदि आप उनके उपलब्ध होने की प्रतीक्षा नहीं कर पा रहे हैं, तो आपको उन लोगों के साथ काम करना होगा जो उपलब्ध हैं।

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आपको हर समय टीम में शामिल हर व्यक्ति की आवश्यकता नहीं होगी। कुछ कार्यात्मक विशेषज्ञ, जैसे वकील या प्रेस अधिकारी, को केवल रास्ते में प्रासंगिक बिंदुओं पर टीम में शामिल होने की आवश्यकता होगी। परियोजना प्रबंधन और संसाधन प्रबंधन के कौशल का एक हिस्सा यह सुनिश्चित कर रहा है कि आप उन्हें बताएं कि उनका कार्य आ रहा है और फिर उन्हें अपनी विशेषज्ञता की आवश्यकता के साथ ही इस परियोजना पर तेजी लाने के लिए लाया जा रहा है।

आयोजन करने के लिए क्या चल रहा है

परियोजना की शुरुआत और शुरुआती चरण के दौरान, आप वास्तव में परिभाषित करने के लिए अपनी टीम के साथ काम करेंगे कि क्या करना चाहिए। इसमें कार्य के लिए एक स्पष्ट परिभाषा सेट करना और यह सुनिश्चित करना शामिल है कि हर कोई उद्देश्य समझता है

व्यापार मूल्य या लाभ के मामले में यह सब कुछ उचित है: दूसरे शब्दों में, बताएं कि आप इस नये काम के काम क्यों शुरू कर रहे हैं

टीम का नेतृत्व करें

अब आप अपनी टीम को एक साथ रख दिया है, और आप सभी जानते हैं कि आपको एक साथ क्या हासिल करना है, यह परियोजना प्रबंधक की नौकरी है जिससे यह सुनिश्चित हो सके कि सभी टीम इसे हासिल करने के लिए मिलकर काम करती है।

यह लगता है की तुलना में कठिन है! सफलतापूर्वक एक टीम का नेतृत्व करने का अर्थ है हर समय असहमति, संघर्ष, और संचार के शीर्ष पर होने वाले चुनौतियों पर बातचीत करना। आपको अपनी टीम को एक महान काम करने के लिए प्रेरित करना है, भले ही समय मुश्किल हो।इसमें परियोजना पर काम करने वाले लोगों को कोचिंग, प्रशिक्षण, सलाह और विकास भी शामिल है, भले ही वे सीधे आपके लिए काम न करें। यह ओवरहेड अक्सर परियोजनाओं पर भूल जाता है लेकिन याद रखना कि लोग बेहतर प्रदर्शन करते हैं यदि उन्हें लगता है कि उनका सम्मान किया जाता है और उन्हें अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है यदि आप अपना प्रोजेक्ट एक ऐसी जगह बना सकते हैं जहां लोग बढ़ते हैं और नए कौशल विकसित करते हैं, तो लोग आपके साथ काम करना चाहते हैं।

टीम की अगुवाई में टीम पर सहयोग और प्रबंधन शामिल है। यह ऑनलाइन प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल या फेस-टू-फेस टीम मीटिंग्स, या बीच में कुछ के माध्यम से हो सकता है। परियोजना की संघर्ष या मुश्किल समय है, जैसे समय सीमा, जिसे अचानक आगे बढ़ाया जाता है, के साथ 'टीम' की भावना को सहयोग और निर्माण करने में आपकी परियोजना संसाधनों का समाधान होगा।

धन प्रबंध करना

परियोजनाओं के लिए पैसा खर्च होता है, और परियोजना के बजट को एक साथ रखा जा सकता है एक परियोजना प्रबंधक के लिए एक महत्वपूर्ण कौशल है हालांकि, आपकी भूमिका यहां खत्म नहीं होती है। आगे बढ़ने वाले प्रोजेक्ट पर धन और नियंत्रण लागत का प्रबंधन करने में आपको सक्षम होना चाहिए।

आप ऐसा कर सकते हैं:

• अनुमान लगाते हुए कि सभी परियोजना कार्यों और संसाधनों को कवर करने के लिए आवश्यक है
• अपने विषय के विशेषज्ञों के साथ कार्य करना यह सुनिश्चित करने के लिए कि ये व्यापक और पूर्ण हैं
• प्रोजेक्ट बजट बनाने के लिए अपने अनुमानों का उपयोग करना
• प्रोजेक्ट प्रायोजक को समझाने के लिए अपने बजट का उपयोग करना और यह स्पष्ट करना कि परियोजना कितना खर्च करना है।

फिर, संपूर्ण प्रोजेक्ट में, आप अपनी लागत को सही लागत नियंत्रण के माध्यम से प्रबंधित कर सकते हैं। इसमें तुलना की जानी चाहिए कि आप वास्तविक जीवन में जो अंदाज और परियोजना बजट एक साथ रखे हैं उम्मीद है, वे बहुत दूर नहीं हैं, लेकिन अगर आप बहुत अधिक या गलत अनुमानों को खर्च करने की दिशा में एक प्रवृत्ति देखते हैं, तो आप किसी भी किस्मत के साथ, इसे ठीक करने के लिए शीघ्र ही पर्याप्त होंगे। आप केवल उस चीज़ को ठीक कर सकते हैं जो आप देख रहे हैं, इसलिए अच्छी लागत नियंत्रण महत्वपूर्ण है।

विशेषज्ञ टिप: अच्छी लागत नियंत्रण में सिर्फ ट्रैकिंग खर्च से ज्यादा शामिल है आपको परियोजना पर किए जा रहे कार्यों की मात्रा पर भी निगरानी रखना होगा यह धन का संयोजन है और पूर्ण कार्य है जो आपको यह दर्शाता है कि क्या परियोजना इसके साधनों से परे खर्च कर रही है या नहीं।

फैसले करना

चलो एक बात सीधे बैठें: जबकि परियोजना प्रायोजक विशाल निर्णयों के लिए है, आप प्रोजेक्ट मैनेजर हैं और इस परियोजना पर किए गए फैसलों के लिए ज़िम्मेदार हैं। यहां तक ​​कि बड़े लोग यहां तक ​​कि जब भी आप निर्णय नहीं ले रहे हैं, तो आप प्रायोजक को क्या निर्णय लेना चाहिए, इसके लिए आप एक सिफारिश रखेंगे, क्योंकि आपके पास सभी विवरण हैं और इस पर विचार करने के लिए आयु खर्च किए हैं, और उनके पास करने की क्षमता नहीं है उस।

आकर्षक हितधारकों

कुछ समय पहले, परियोजना प्रबंधन साहित्य ने 'हितधारक प्रबंधन के बारे में बात की थी 'आज यह मान्यता प्राप्त है कि आप एक हितधारक का प्रबंधन नहीं कर सकते। यह भोली और थोड़ा सुझाव देने के लिए अपमानजनक है, इसलिए हम उनके बारे में 'आकर्षक' के बारे में बात करते हैं।

व्यावहारिक रूप में, शामिल उपकरण बदल नहीं गए हैं - यह सिर्फ लफ्फाजी और रवैया है जो अलग हैआप अभी भी यह बताएंगे कि हितधारकों को परियोजना पर कौन है और क्या वे आपके द्वारा किए गए काम के संबंध में विशेष रूप से शक्तिशाली या प्रभावशाली हैं एक संचार योजना का विकास करना और इसे अभ्यास में रखना

हितधारक की सगाई का मतलब उन लोगों के साथ काम करना है जो इस परियोजना से प्रभावित होते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे आने वाले बदलावों को समझते हैं।

अगला पढ़ें: मुश्किल हितधारकों के साथ काम करना (क्योंकि हर किसी के साथ काम करना आसान नहीं है)।

परियोजना के उद्देश्यों को उद्धार करें

आप अपनी टीम के शामिल होने के साथ ऐसा करेंगे, और यह अब तक के सभी कामों से आगे बढ़ रहा है।

आपके द्वारा जो वादा किया गया है, उस पर प्रभावी ढंग से देने में सक्षम होने के बारे में बहुत स्पष्ट होने पर निर्भर करता है कि यह क्या होना चाहिए। आपको महत्वपूर्ण सफलता के कारकों और उपायों को दस्तावेज करने की जरूरत होगी जिनका आकलन करने के लिए उपयोग किया जाएगा कि आपने क्या हासिल किया है।

इसे प्रोजेक्ट के व्यवसायिक मामले या प्रोजेक्ट इनकेशन डॉक्यूमेंट (या दोनों, विवरण के अलग-अलग स्तरों के लिए) में निर्धारित किया जाना चाहिए। इसलिए यह देखने के लिए अपेक्षाकृत सरल होना चाहिए कि वे उद्देश्य क्या हैं - यह सुनिश्चित करने के लिए कम स्पष्ट है कि आप उन्हें वितरित कर रहे हैं।

अच्छी योजना, मजबूत नेतृत्व और बड़ी तस्वीर देखने की क्षमता के साथ ही विस्तार से बेहद मदद मिलेगी

हेंडोवर लाइव करने के लिए प्रबंधन करें

परियोजना के उद्देश्यों को वितरित करना परियोजना प्रबंधक के रूप में आपकी भूमिका का अंत नहीं है निष्पादन चरण के अंत में सबसे महत्वपूर्ण बात यह सुनिश्चित करना है कि आप उस टीम को स्पष्ट और पूर्ण सौंप देते हैं जो आगे बढ़ने वाले प्रोजेक्ट को प्रबंधित करना चाहते हैं।

एक अच्छा सौंपना मतलब है कि आप एक कदम वापस ले सकते हैं आप प्रोजेक्ट के बारे में अब 'जाने' व्यक्ति नहीं रहेंगे, और आप अपनी अगली परियोजना को आगे बढ़ने में सक्षम होंगे क्योंकि यह जानना चाहिए कि व्यवसाय टीम आपके द्वारा जो कुछ दिया है, उसका सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन करने में सक्षम है।

ज्ञान साझा करें

'सीखा सबक' हम भविष्य में अन्य पहलों पर इस्तेमाल किया जा सकता है कि परियोजना के माध्यम से क्या सीखा था कि हम वर्णन कैसे है। प्रोजेक्ट मैनेजर को परियोजना के अंत में एक सीखा सीखा जाना चाहिए। इससे टीम को संगठनात्मक ज्ञान बढ़ता और बनाए रखता है। दूसरे शब्दों में, यह कंपनी को फिर से एक ही गलती कर रही है

ऐसा ही एक परियोजना प्रबंधक पूरे दिन करता है सूची में आपकी वास्तविक सूची इस सूची से थोड़ी अलग दिखाई दे सकती है, लेकिन अनिवार्य रूप से वहां के सभी कार्य एक प्रोजेक्ट मैनेजर होने के इन तत्वों में योगदान करेंगे। यह एक व्यापक और चुनौतीपूर्ण काम है, लेकिन यह विविधतापूर्ण और एक महान कैरियर विकल्प है!