औपचारिक निमंत्रण पत्र और सामग्री लिखना

इवेंट और मीटिंग प्लानर्स से उम्मीद की जाती है कि वे बैठकों, प्रोत्साहन यात्राएं और अन्य कार्यक्रमों के लिए औपचारिक निमंत्रण पत्र और सामग्रियों में योगदान करें या लिखें। यह एक भारी काम की तरह दिखना नहीं पड़ता है, लेकिन उचित निमंत्रण शिष्टाचार का पालन करने के लिए कुछ कदमों का पालन करना महत्वपूर्ण है और अपने मेहमानों के लिए महत्वपूर्ण विवरणों से बचने से बचें।

यह कैसे है:

1. एक ईवेंट थीम बनाएं औपचारिक निमंत्रण पत्र और सामग्रियों को लिखने से पहले, योजनाकारों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि उनके पास प्रोग्राम के लिए मोहक विषय है निम्नलिखित प्रश्नों को बुद्धिशीलता प्रक्रिया शुरू करने में मदद मिलेगी: क्या यह एक शैक्षिक सम्मेलन, संगोष्ठी या प्रोत्साहन यात्रा है? यह कहाँ आयोजित किया जा रहा है? उस गंतव्य या स्थल के बारे में अद्वितीय क्या है? घटना के लिए किसी न किसी प्रकार का कार्यक्रम क्या है? कार्यक्रम के पीछे कुछ लक्ष्य क्या हैं? एक उपस्थिति में भाग लेने की इच्छा क्यों होगी? ये प्रश्न एक महान घटना विषय स्थापित करने में मदद करेंगे।

2. एक इलेक्ट्रॉनिक निमंत्रण बनाएं प्रमुख घटनाओं के लिए कई औपचारिक निमंत्रण पत्र और सामग्रियों को अब ऑनलाइन पंजीकरण प्रणाली में स्थानांतरित कर दिया गया है क्योंकि महत्वपूर्ण कार्यक्रम लॉजिस्टिक्स के मात्रा के कारण आरएसवीपी प्रक्रिया के दौरान कब्जा कर लिया जाना चाहिए: नामों की वर्तनी, संपर्क जानकारी, आहार आवश्यकताओं, विकलांगता पहुंच, परिवहन की जरूरत है, कार्यक्रम का विवरण, गतिविधियों की जानकारी और अधिक नोट: कम जटिल घटनाएं घटना विवरण और आरएसवीपी संपर्कों को व्यक्त करने के लिए ईमेल द्वारा भेजे गए एक एकल वेब पेज या ग्राफ़िक डिज़ाइन छवि का उपयोग कर सकती हैं।

3. मुद्रित आमंत्रण बनाएं अपने कार्यक्रम या घटना की प्रकृति के आधार पर, निमंत्रण शिष्टाचार यह सुझाव दे सकते हैं कि आपको औपचारिक निमंत्रण पत्र और नोट लिखना चाहिए ताकि आपके मेहमान जान सकें कि आप उनकी उपस्थिति का बहुत महत्व देते हैं यह घटना सामग्री से भिन्न है; इसके बजाय, एक साधारण निमंत्रण कार्ड पर विचार करें जो मेजबान और उसका शीर्षक, घटना की थीम, दिनांक (तारीखें) और / या समय (समयें) और एक आरएसवीपी संपर्क सहित आपके अतिथि को महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करता है।

4. औपचारिक घटना निमंत्रण लेखन। इलेक्ट्रॉनिक निमंत्रण के एक हिस्से के रूप में, आपको कार्यक्रम और कार्यक्रम के बारे में उच्च स्तर की जानकारी को रेखांकित करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि यह एक प्रोत्साहन यात्रा या बहु-दिवसीय सम्मेलन है, तो आप निम्न को शामिल करना चाहेंगे: गंतव्य, मुख्य होटल / सम्मेलन स्थल, मुख्य विषय, स्पीकर (बायोस सहित), समय-सारणी, गतिविधियों, रसद, और विवरण पंजीकरण के बारे में निमंत्रण पत्र और सामग्रियों में उपस्थित होने के कारण मेहमानों को प्रदान करना चाहिए और हमेशा एक कॉल टू एक्शन शामिल करें।

5. निमंत्रण शिष्टाचार गंतव्य / स्थल अवलोकन से शुरू होता है औपचारिक निमंत्रण पत्र और सामग्रियों को लिखते समय, यह मानना ​​हमेशा सुरक्षित होता है कि कोई भी उस स्थान पर नहीं है जहां आप कार्यक्रम की मेजबानी कर रहे हैं।इसका मतलब है कि आपको गंतव्य और / या होटल / सुविधा / स्थल का संक्षिप्त विवरण लिखना चाहिए जहां कार्यक्रम आयोजित किया जा रहा है। यदि आप बहु-दिवसीय कार्यक्रम की योजना बना रहे हैं, तो यह जानकारी यथासंभव उच्च स्तर के रूप में रखें, लेकिन सुनिश्चित करें कि अतिथि को जगह के बारे में अद्वितीय जानकारी प्रदान करने के लिए पर्याप्त जानकारी दी गई है, और उन्हें आपके साथ अपना समय क्यों व्यतीत करना चाहिए।

6. निमंत्रण शिष्टाचार को कार्यक्रम के अनुसूची की आवश्यकता है यदि आप एक प्रोत्साहन कार्यक्रम जैसे बहु-दिवसीय कार्यक्रम की योजना बना रहे हैं, तो निमंत्रण सामग्री में यथासंभव अधिक विवरण शामिल होना चाहिए ताकि मेहमान आपके समय के साथ उचित तरीके से योजना बना सकें। इसका अर्थ है कि आपके निमंत्रण को आगमन के तरीकों और समय की पहचान करनी चाहिए, जब वे भाग लेने की उम्मीद करेंगे, व्यापार मीटिंग और गतिविधियों के लिए समय (और गतिविधियों के चुनाव), भोजन और प्रस्थान संबंधी जानकारी के बारे में जानकारी दें।

7. निमंत्रण शिष्टाचार की गतिविधियों के विवरण की आवश्यकता है औपचारिक निमंत्रण पत्रों और सामग्रियों को लिखते समय, मेहमानों की मदद करने के लिए विभिन्न गतिविधियों का एक अवलोकन प्रदान करें ताकि वे अपने हितों से मेल खा सकें। क्या आपका गोल्फ कार्यक्रम 1/2 दिन या पूर्ण दिन का आयोजन होता है? उस नदी रैपिड्स फ्लोट की "कक्षा" क्या है? क्या ऊंचाई है जहां आप इस घटना की मेजबानी कर रहे हैं, और वह पर्वत बाइकिंग कार्यक्रम आपको कितना ले जाएगा? पेंटिंग क्लास के लिए समय की लंबाई क्या है और वे क्या सीखेंगे?

8. आमंत्रण शिष्टाचार के लिए रसद के बारे में जानकारी की आवश्यकता है दोबारा, आप मानते हैं कि आप बहु-दिन के कार्यक्रम की मेजबानी कर रहे हैं, मेहमानों को निम्नलिखित वस्तुओं में से प्रत्येक के बारे में जानकारी दी जानी चाहिए:

   • उड़ान आरक्षण
   • इवेंट पंजीकरण
   • कमरा आरक्षण
   • हवाई अड्डे के स्थानांतरण > ड्रेस कोड
   • मौसम
   • चेक-इन प्रक्रियाएं
   • गैर-प्रतिपूर्ति योग्य आइटम
   • होस्ट कर्मचारी संपर्क
   • अंतिम कार्यक्रम का एजेंडा विकसित करें

9. ये प्रारंभिक निमंत्रण सामग्री से अलग दिखेंगे लेकिन आगमन पर आमंत्रित अतिथियों को प्रदान किया जाना चाहिए या किसी घटना में शामिल होने से पहले। इसमें एक घंटा-घंटा घंटे शामिल होना चाहिए (घंटे गठबंधन करना ठीक है) जब निर्धारित किया जाता है कि कब और कहाँ यदि आपके पास एक से अधिक शैक्षिक ट्रैक अनुसूचित रूप से अनुसूचित हैं, तो उन ट्रैक्स को समूहों में रूपांतरित करने में मददगार हैं ताकि अटेंडीज़ को पता हो कि किस विषय कब और कब हैं घटना स्वागत पत्र बनाएँ

10. कई योजनाकारों को स्वागत पत्रों में शामिल होने वाली जानकारी के साथ संघर्ष करना चाहिए। सबसे अच्छी सलाह है स्वागत संदेश को सरल रखने और मेहमानों को पता है कि उनका स्वागत और सराहना है निमंत्रण शिष्टाचार से पता चलता है कि इस पत्र को इस घटना के आधिकारिक होस्ट द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए। सबसे अनदेखी घटना निमंत्रण आइटम में से एक है प्रस्थान नोटिस स्वागत पत्र और किसी आगमन के आगमन के हिस्से के रूप में, मेहमानों के प्रस्थान के बारे में विवरण संलग्न करना महत्वपूर्ण है

    मेनू कार्ड बनाएं

11. आप नाश्ता, दोपहर का भोजन या रात्रिभोज की योजना बना रहे हैं, मेहमानों को हमेशा मेनू कार्ड देखने की सराहना करते हैं जो भोजन के प्रत्येक पाठ्यक्रम के लिए मेनू आइटम को रूपरेखा देते हैं। यह उनके बारे में बात करने के लिए देता है जब दूसरों के साथ उनकी मेज पर एकत्र किया जाता है और प्रतीक्षा कर्मचारियों को मेहमानों से मेनू विकल्पों को जल्दी से प्राप्त करने की अनुमति मिलती है, जिससे कार्यक्रम को ट्रैक पर रखने में मदद मिलती है ध्यान दें: यदि आप भोजन के दौरान एक विशेष आश्चर्य की योजना बना रहे हैं, जैसे कि किसी अनोखा मनोरंजन के लिए थीम्ड मिठाई, तो विशेष प्रभाव को बढ़ाने के लिए उन मदों को रखने के लिए यह उपयोगी है प्रशंसा उपहार नोट कार्ड बनाएं

12. चाहे यह एक आगमन का उपहार या एक तकिया का उपहार है, हर प्रशंसा उपहार को अपना उपहार नोट कार्ड होना चाहिए यह आपको "धन्यवाद" संदेशों को सुदृढ़ करने और अपने मेहमानों को अतिरिक्त विशेष महसूस करने का अवसर प्रदान करता है। शब्दों और संदेशों को शामिल करने में सहायक होता है जो ईवेंट के विषय को प्रदर्शित करता है व्यक्तिगत प्रस्थान नोटिस बनाएं

13. प्रस्थान से पहले दिन, अतिथि कक्षों को नोटिस दें जो उन्हें याद दिलाने के लिए जब वे प्रस्थान करेंगे, उड़ान संख्या और प्रस्थान समय सहित यह किसी भी अंतिम मिनट की त्रुटियों को ठीक करने का अवसर प्रदान करता है जो लॉजिस्टिक्स के शेड्यूलिंग के दौरान अनदेखी की गई हो सकती थी।

    युक्तियां:

सुनिश्चित करें कि आपके पास एक महान ग्राफिक डिजाइनर और एक ऑनलाइन पंजीकरण प्रक्रिया है। आज भी चुनौती यह है कि कई अलग-अलग ऑनलाइन इवेंट पंजीकरण प्रणालियां मौजूद हैं, लेकिन इन्हें या तो बहुत सारे अनुकूलन की आवश्यकता होती है या तीसरे पक्ष के सिस्टम के उपयोग को अभी भी प्रत्येक आमंत्रण के आधार पर थोड़ा सा मूल्य माना जाता है। यही कारण है कि कई योजनाकारों अभी भी अपने घर-उगाने वाले औजार और संसाधनों पर निर्भर हैं।

1. खुद को एक महान स्टेशनरी की दुकान खोजें यद्यपि संगठन संचार के इलेक्ट्रॉनिक रूपों के इस्तेमाल के लिए अधिक से अधिक बढ़ रहे हैं, लेकिन फिर भी प्रिंट किए गए निमंत्रण और घटना सामग्री वितरित होने वाले प्रभाव को प्रतिस्थापित नहीं करता है। स्टेशनरी की तलाश करें जो आपकी ईवेंट की थीम को बधाई दे, और अधिक ब्याज और नाटक बनाने के लिए पेपर और आकार की शैलियों को बदलती है। आपके मेहमान प्रयास को ध्यान देंगे
2. एक टेम्पलेट बनाएं और वहां से दोहराना। योजनाकारों को एक टेम्पलेट निमंत्रण पत्र और सामग्री बनाना चाहिए, और बस पिछले कार्यक्रमों और घटनाओं के टेम्पलेट्स से नई घटनाओं को अपडेट करना चाहिए। बेशक, नई स्टेशनरी, ग्राफिक्स, टेक्स्ट इत्यादि का चयन और उपयोग किया जाना चाहिए, इसलिए हर बार आवश्यक अनुकूलन की एक निश्चित मात्रा है।