कैसे एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली बनाने के लिए

दस्तावेज़ प्रबंधन इस तरह से दस्तावेज़ों को संभालने की प्रक्रिया है कि जानकारी कुशलतापूर्वक और उचित रूप से बनाई, साझा, संगठित और संग्रहीत की जा सकती है जैसे, व्यवसाय प्रबंधन के लिए एक दस्तावेज प्रबंधन प्रणाली बनाने का तरीका सीखना महत्वपूर्ण है।

कई व्यवसायों के लिए, दस्तावेज़ प्रबंधन का ध्यान संगठनों और दस्तावेज़ों के संग्रहण पर है। वे एक संगठित और सुरक्षित तरीके से दस्तावेज़ों को संग्रहित करने में सक्षम होना चाहते हैं, जो अभी भी दस्तावेज़ को आसानी से ढूंढने की अनुमति देता है।

यह आलेख आपको दिखाएगा कि एक दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम कैसे बनाया जाए जो वास्तव में ऐसा करता है

यदि आप किसी भी खोज इंजन में "दस्तावेज़ प्रबंधन" टाइप करते हैं, तो आपको दस्तावेज़ प्रबंधन "समाधान" की लंबी सूची मिलती है, जिसमें कई सॉफ्टवेयर या एप्लिकेशन प्रदर्शित होते हैं जो कागज रहित कार्यालय होने के लाभों का विज्ञापन करते हैं।

हालांकि दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर या ऐप्स, आपके व्यवसाय की इलेक्ट्रॉनिक फाइलों को संभालने में सुधार करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। समस्या यह है कि कई छोटे व्यवसायों को कागज और इलेक्ट्रॉनिक फाइलों पर पुराने जमाने के डेटा के मिश्रण से निपटना पड़ता है - और कुछ मामलों में, कागज डेटा का अनुपात बहुत बड़ा है।

एक मिश्रित डेटा वातावरण होने की समस्या का एक समाधान आपके व्यवसाय के सभी दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में बदलने के लिए एक दस्तावेज़ इमेजिंग सिस्टम का उपयोग करना होगा। लेकिन यह बहुत महंगा है और कई छोटे व्यवसायों के लिए समय लेने का है।

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अच्छी खबर यह है कि आप किसी भी विशेष सॉफ्टवेयर की खरीद के बिना या थोक दस्तावेज़ इमेजिंग के माध्यम से जाकर दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम की मूल बातें रख सकते हैं।

प्रणाली को जटिल होना जरूरी नहीं है; आपको सिर्फ योजना बनाने और उसे लागू करने में कुछ समय का निवेश करना है।

एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कैसे बनाएं

एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की स्थापना में तीन कदम शामिल हैं;

• एक दस्तावेज प्रबंधन योजना बनाना,
• दस्तावेज़ प्रबंधन योजना को लागू करना,
• और निम्नलिखित के माध्यम से

योजना का निर्माण करने के पहले कदम में इन चार सवालों के उत्तर देना शामिल है:

1 दस्तावेज़ बनाने के नियम क्या हैं?

चालान, भुगतान अनुस्मारक पत्र, बिक्री ब्रोशर, ईमेल, बैलेंस शीट्स, स्प्रेडशीट्स, रिपोर्ट - सभी व्यवसाय व्यवसाय की निगरानी और रख-रखाव के दौरान विभिन्न प्रकार के दस्तावेज बनाते हैं। और चीजों को व्यवस्थित रखने के लिए, सभी व्यवसायों को दस्तावेज़ बनाने के बारे में नियमों को स्थापित करने की आवश्यकता होती है।

उदाहरण के लिए, क्या आपके कुछ मानक व्यवसाय दस्तावेजों के लिए इन-हाउस टेम्पलेट हैं, जैसे पत्र और चालान और वे कहां स्थित हैं?

क्या इन-हाउस स्टाइल गाइड का पालन किया जाना चाहिए?

क्या नए दस्तावेज दिनांक और / या समय-मुहर लगाना चाहिए?

दस्तावेजों को साझा करने या समीक्षा करने के लिए किस प्रक्रिया का पालन किया जाना चाहिए?

कुछ छोटे व्यवसायों के लिए, दस्तावेज़ निर्माण के बारे में एकमात्र मुद्दा यह होगा कि जहां विभिन्न व्यवसाय दस्तावेज़ों के लिए टेम्पलेट स्थित हैं और उनका उपयोग कैसे करना हैलेकिन अगर आपके व्यवसाय के भीतर दस्तावेज़ निर्माण में विभिन्न लोगों पर सहयोग करना, समीक्षा करने या अपडेट करने के लिए दस्तावेजों को शामिल करना है, तो आपको कुछ समय बिताने की ज़रूरत है कि दक्षता और स्थिरता सुनिश्चित करने के लिए ये बातें कैसे की जानी चाहिए।

2। हम दस्तावेज़ कैसे संग्रहीत करेंगे?

वास्तव में इस प्रश्न के दो पहलू हैं।

पहले भंडारण के भौतिक पहलुओं को शामिल किया गया है भले ही आपका छोटा सा व्यवसाय फाइलिंग कैबिनेटों में दस्तावेजों को जमा कर रहा है, तो भी भंडारण से जुड़े खर्च हैं; केवल फाइलिंग कैबिनेट की लागत ही नहीं, बल्कि उस समय की लागत जब आप और / या आपके कर्मचारी दस्तावेज फाइल करते हैं या उन्हें पुनः प्राप्त करते हैं। वास्तव में, सबसे छोटे व्यवसायों के लिए स्टोरेज से जुड़ी सबसे बड़ी लागत शायद समय व्यतीत की लागत जब लोग दस्तावेज़ों की तलाश कर रहे हैं।

दस्तावेजों के भंडारण का दूसरा पहलू संगठनात्मक है; दस्तावेज कैसे दायर किए जाएंगे? फाइलिंग दस्तावेजों की चाबी अच्छे फ़ाइल प्रबंधन प्रथाओं का पालन करना है। जिल चुंगवा बताते हैं कि कैसे अपने फाइल सिस्टम को मास्टरींग में तेज़ और कुशल फाइलिंग के लिए एक फाइलिंग सिस्टम स्थापित करना है, जबकि 10 फाइल मैनेजमेंट टिप्स बताते हैं कि आपके कम्प्यूटर सिस्टम पर फ़ाइलों को व्यवस्थित और अद्यतित रखने के लिए कैसे।

आपको यह भी पता होना चाहिए कि आप दस्तावेज़ों को कैसे संग्रहीत करेंगे। आप अपने दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम में पुरानी फाइलों को कैसे संभाल लेंगे या वापस बर्नर में ले जाने के लिए तैयार हैं?

प्रत्येक वर्ष की शुरुआत के करीब, उदाहरण के लिए, मैं अपने कम्प्यूटर पर विभिन्न कार्य-संबंधित फाइलों से गुजरता हूं, उन लोगों को तौलना, जो अब वर्तमान नहीं हैं, और वर्ष और / या विषय के अनुसार लेबल किए गए नए फ़ोल्डर्स बनाते हैं जरूरत है।

कागज फाइलों से भी यही किया जा सकता है; एक फ़ाइल फ़ोल्डर और लेबल से पुराने (एआर) दस्तावेजों को हटाने और शीर्षक में "पुराने" के साथ एक नया एक बनाना मुश्किल नहीं है। कुछ सॉफ्टवेयर स्वचालित संग्रह विकल्प प्रदान करता है। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक, उदाहरण के लिए, आपको पुराने ईमेल को संग्रहित करने की अनुमति देता है।

3। दस्तावेजों को कैसे सरल किया जा सकता है?

यह प्रश्न आपके दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का दिल है ज़ीरॉक्स कनाडा के लिए लेजर मार्केटिंग द्वारा किए गए एक सर्वेक्षण में, कनाडा के एसएमबी मालिकों और प्रबंधकों ने औसतन कहा कि इन दस्तावेजों (ग्लोबल एंड मेल। कॉम) की खोज के लिए दस्तावेजों का प्रबंधन और स्टोर करने और प्रतिदिन लगभग एक घंटे के लिए प्रति वर्ष 2, 152 डॉलर का खर्च आता है।

एक बार फिर, अच्छी फाइलिंग प्रथा समस्या को हल करने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय कर सकती है। इस साइट पर डेटा प्रबंधन आलेखों को ब्राउज़ करने से आपको शुरू किया जाएगा। यदि आप ऐसी बातें करते हैं जैसे आपकी फाइलें व्यवस्थित रखने के लिए 10 तरीके में उल्लिखित फ़ाइल नामकरण सम्मेलनों का लगातार पालन करते हैं, उदाहरण के लिए, दस्तावेजों को खोजने में अधिक आसान होगा

और क्या आप एकमात्र मालिक हैं जो अकेले या कर्मचारियों के साथ एक व्यवसायिक मालिक काम करता है, मैं सुझाता हूं कि एक फाइल स्थान की सूची बनाना है, जो उपयोगकर्ताओं को याद दिलाएगा कि विशेष प्रकार की फाइलें कब जाती हैं - और कहां ढूंढें विशेष दस्तावेज यदि आपका व्यवसाय सबसे अधिक है, तो यह शामिल करना याद रखें कि फ़ाइल आपके कंप्यूटर सिस्टम, क्लाउड में एक घर के सर्वर पर होगी, या यदि कोई फ़ैमिली स्थान जैसे फाइलिंग कैबिनेट में दायर की गई हैउदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आप अपने व्यवसाय में छवियां, वीडियो या कागज़ात फोटो का उपयोग करते हैं आपके फ़ाइल स्थान सूची में एक प्रविष्टि हो सकती है:

डिजिटल छवियों / वीडियो: कंप्यूटर (या सर्वर) - ड्राइव ई: / फोटो - उपयुक्त विषय फ़ोल्डर में फ़ाइल
पेपर फोटो: दाखिल कैबिनेट 3 - फ़ोटो - विषय द्वारा अल्फा

साझा नेटवर्क या क्लाउड ड्राइव को सामग्री के अनुसार लेबल किया जाना चाहिए जैसा कि कैबिनेट ड्रॉर दाखिल करना चाहिए।

4। हम अपने दस्तावेज़ सुरक्षित कैसे बना सकते हैं?

दस्तावेज़ की सुरक्षा के लिए सुरक्षा की पहली पंक्ति शारीरिक रूप से खुद को व्यापार परिसर में हासिल कर रही है सभी व्यवसायों को सुरक्षा प्रणालियों की आवश्यकता होती है, जैसे कि अलार्म सिस्टम, स्थापित - यहां तक ​​कि घर-आधारित व्यवसाय भी।

व्यवसायों को अन्य सुरक्षा उपकरणों जैसे कि विंडो सलाखों / ग्रिल, सुरक्षा कैमरे और / या गश्ती सेवाओं में निवेश की आवश्यकता हो सकती है या चाहते हैं आप अपने इलेक्ट्रॉनिक फाइलों को सुरक्षित रखने के प्रयास में पासवर्ड बनाने और फ़ाइलों को एन्क्रिप्ट करने के लिए हर समय खर्च कर सकते हैं, लेकिन कोई ज्यादा बात नहीं कर सकता है अगर कोई व्यक्ति घूमते हुए और अपने कंप्यूटर और हार्ड ड्राइव के साथ चोरी कर सकता है

सभी फाइलिंग अलमारियाँ लॉक होनी चाहिए और व्यवसायिक घंटे के बाद बंद रखी जानी चाहिए (और दोपहर के भोजन के समय में लॉक होने पर अगर कोई विश्वसनीय विश्वसनीय न हो)।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए सामान्य सुरक्षा प्रक्रियाओं में नियमित रूप से दस्तावेजों का समर्थन करना और दस्तावेज बैकअप रखना एक ही हार्ड ड्राइव के अलावा कहीं और जहां मूल दस्तावेज स्थित हैं। नैसर्गिक आपदाओं से आपके व्यवसाय के डेटा का सफाया होने के बावजूद ऑफ-साइट सर्वश्रेष्ठ है - फिर भी एक और कारण है कि क्लाउड व्यवसाय के लिए आदर्श है। एक प्रभावी बैकअप सिस्टम को स्थापित करने और उपयोग करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए देखें कि कैसे एक सफल बैकअप सिस्टम सेट अप करें

समान कंप्यूटर नेटवर्क साझा करने वाले सहयोगियों या कर्मचारियों के साथ छोटे व्यवसाय भी कुछ उपयोगकर्ताओं के पहुंच को प्रतिबंधित करना चाहते हैं ताकि वे केवल कुछ नेटवर्क के संसाधनों का उपयोग कर सकें या देख सकें। उदाहरण के लिए, आपके पास "अकाउंटिंग" नामक एक नेटवर्क या क्लाउड शेयर निर्देशिका हो सकती है, जिसकी पहुंच केवल प्रबंधन तक ही सीमित है, भले ही किसी उपयोगकर्ता को किसी संसाधन का उपयोग करने की अनुमति हो, जैसे कि कोई एप्लिकेशन, विशेष दस्तावेज पासवर्ड संरक्षित हो सकते हैं दस्तावेजों की सामग्री को एन्क्रिप्ट किया जा सकता है, जिससे केवल उन लोगों तक पहुंच योग्य हो सकती है जिनके पास आवश्यक एन्क्रिप्शन कुंजी है

कर्मचारी चोरी डेटा सुरक्षा के लिए एक और खतरा है कर्मचारियों के साथ छोटे व्यवसायों को रिज्यूम तथ्य की जांच करनी चाहिए और कर्मचारियों पर पृष्ठभूमि की जांच करना चाहिए, नीति के मामले।

अपने दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को कार्यान्वित करना

एक बार जब आप उपरोक्त प्रश्नों का उत्तर देकर अपना दस्तावेज़ प्रबंधन योजना बनाते हैं, तो आप इसे लागू करने के लिए तैयार हैं, यह सुनिश्चित कर लें कि आपके सभी कर्मचारियों को आपके व्यवसाय के दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम का विवरण पता है और दस्तावेजों को बनाने, भंडारण और पुनर्प्राप्त करने के दौरान उचित प्रक्रियाओं का पालन करना।

आपको यह भी सुनिश्चित करना होगा कि प्रत्येक व्यक्ति जो आपके संगठन के भीतर दस्तावेज़ों का उपयोग करता है और उनका उपयोग करता है, इस प्रकार कार्य करता है, जैसे दस्तावेज नामकरण और भंडारण के लिए उचित रूप से। यह जांचने के लिए नियमित आधार पर स्पॉट की जांच करें कि क्या विशेष फाइलें आसानी से मिल सकती हैं और मैसफिसिंग से बचा सकती हैं।

आप एक दिन में एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली स्थापित कर सकते हैं, लेकिन समय के साथ लगातार इसे लागू करने की सफलता की कुंजी होगी। पुरस्कार बहुत बड़ा है - जब आप यह चाहते हैं और दिमाग की शांति चाहते हैं तो आप क्या ढूंढना चाहते हैं।