कर्मचारी कार्पोरेट क्रेडिट कार्ड जारी करने से पहले 8 कदम

व्यापार को खरीददारी करना या रखरखाव करना है इन खर्चों को ध्यान में रखते हुए, चयनित कर्मचारियों को कॉरपोरेट क्रेडिट कार्ड जारी करने पर विचार करना अक्सर एक अच्छा विचार होता है

इन कार्डों को कर्मचारियों को जारी करने का मतलब है कि वे व्यापार की ओर से कुछ लेनदेन कर सकते हैं और बाद में हर प्राप्ति को हर महीने के अंत में मुख्य वित्तीय प्रबंधक को फाइल कर सकते हैं। एक कंपनी के रूप में, हर कर्मचारी को नकद अग्रिम जारी करने के बजाय, कॉर्पोरेट क्रेडिट कार्ड सबसे अच्छा विकल्प साबित हो जाता है क्योंकि आप नकद देने की परेशानियों में शामिल नहीं होंगे।

हालांकि, कार्पोरेट कार्ड्स जारी करने से पहले आपको एहतियाती उपायों को जगह में रखना होगा। ऐसा करने के बिना, कुछ कर्मचारियों को व्यावसायिक धन का दुरुपयोग करने की संभावना है जब कॉर्पोरेट क्रेडिट कार्ड उनके हाथों में हैं, तो अनधिकृत खरीद का खतरा बढ़ जाता है, और जगह में कोई सुरक्षात्मक उपाय नहीं होता है। इस जोखिम को नियंत्रित करने के लिए, निम्नलिखित नीतियों में मदद मिलेगी:

शुरूआत में, अपेक्षाएं निर्धारित करें

कार्ड जारी करते समय, यह सलाह दी जाती है कि कार्ड के इस्तेमाल के बारे में सभी कर्मचारियों को उनसे क्या उम्मीद की जाए, सेट और सूचित करें। आपको एक ऐसी पॉलिसी स्थापित करने की आवश्यकता है जो कार्ड धारक की जिम्मेदारी स्पष्ट रूप से समझाते हैं, कार्ड के इस्तेमाल पर खर्च के प्रकार और दस्तावेजों के प्रकार को प्रत्येक व्यय के लिए जमा करना चाहिए।

यह हर चीज चीजों में से एक है जो हर कंपनी को जगह देनी चाहिए ताकि कार्ड धारक कार्ड का उपयोग कैसे कर सके। ऐसा करने के बिना, आपके व्यवसाय को अतिरिक्त खर्च उठाना पड़ेगा जो कि कभी बजट नहीं था, जो लंबे समय तक व्यवसाय चलाने की लागत को बढ़ा देता है

सुनिश्चित करें कि कार्ड के नियम ठीक से समझ गए हैं

जैसा कि हम जानते हैं, ज्यादातर कर्मचारियों को पढ़ना संस्कृति नहीं होती है इसका मतलब यह है कि यदि आप कर्मचारी के कार्पोरेट कार्ड्स को नियमों के एक कानूनी ठीक प्रिंट के साथ पकड़े बिना कार्ड के उपयोग के बारे में कैसे और क्या उम्मीद की जाती है, तो यह मदद नहीं करेगा क्योंकि उनमें से कई कार्ड बिना पढ़े कार्ड का उपयोग कर सकते हैं नियम।

उपरोक्त परिदृश्य से बचने के लिए, कर्मचारियों के साथ बैठक का आयोजन करना और उन्हें नीति के माध्यम से लेना अच्छा है। ऐसा करने के बाद, लिखित में नीति की समझ को स्वीकार करने के लिए उनके लिए यह अच्छा होगा। इसका मतलब यह है कि यदि कोई कर्मचारी नीतिगत नीतियों के खिलाफ जाता है, तो उपयुक्त उपाय किए जाने चाहिए।

खर्च करने के लिए उत्सुक रहें कभी-कभार ज्यादातर कर्मचारी नियमों के खिलाफ जाते हैं और पॉलिसी में बताए गए कार्यों से ज्यादा खर्च करते हैं। इस के साथ अपने दिमाग में, व्यापार क्रेडिट कार्ड के इस्तेमाल पर करीब टैब रखने के लिए अच्छा है। मुख्य वित्तीय अधिकारी को प्रत्येक विभाग में पर्यवेक्षकों को सूचित करना चाहिए कि उन्हें उन विभागों में कर्मचारियों के पर्यवेक्षण की जिम्मेदारी दी जाएगी।

यह एक तरह से कर्मचारियों के हिस्से में कार्डों के दुरुपयोग को कम करेगा। जब कोई कर्मचारी जानता है कि कोई कार्ड के खर्च की निगरानी कर रहा है, तो वे इस बात से डरेंगे कि पॉलिसी में बताई गई किसी भी अस्वीकृत खरीद में शामिल नहीं किया जाएगा।

जगह में सुरक्षा उपाय करें

धन एक आर्थिक संसाधन है, और इसलिए यह बहुत दुर्लभ है इसका मतलब यह है कि जब कोई कर्मचारी अपने कार्ड के उपयोग के विशेषाधिकारों का दुरुपयोग करता है, तो बोझ तुरंत उनसे कंपनी तक स्थानांतरित हो जाती है इसे ध्यान में रखते हुए, आपके लिए हर कार्ड पर खर्च की सीमाएं डालनी ठीक है।

निचले रैंकों के मुकाबले प्रबंधकीय पदों में उनको अधिक सीमा दी जा सकती है यह उपाय अनधिकृत लेनदेन करने के जोखिम को कम करने के लिए है। खर्च सीमा निर्धारित करना कभी भी पार नहीं होना चाहिए और नीति में कहा जाना चाहिए। अगर कोई कर्मचारी सीमा को पार कर देता है, तो अतिरिक्त राशि का भुगतान उनके पेरोल और जुर्माना पर किया जाना चाहिए।

हमेशा एक वार्षिक समीक्षा करें

कंपनी के क्रेडिट कार्ड कार्यक्रम को वर्ष के बाद वर्ष की समीक्षा करनी होगी इसका कारण यह है कि कुछ कर्मचारी एक विभाग से दूसरे में स्थानांतरित हो सकते हैं और चूंकि हर विभाग की एक विशेष खर्च सीमा है, कार्यक्रम की वार्षिक समीक्षा करने की आवश्यकता है।

ऐसा करने से विभागों के प्रमुखों को हर कर्मचारी की ज़िम्मेदारियों के अनुसार नई खर्च की सीमा जारी करने की अनुमति मिलती है अगर कोई कर्मचारी किसी ऐसे विभाग में काम करता है जिसे अब किसी कॉर्पोरेट क्रेडिट कार्ड की आवश्यकता नहीं है, तो उसे कार्यक्रम से हटा दिया जा सकता है।

फॉलो अप अप्स द्वारा कार्यकुशलता बढ़ाएं

आपके पास कोई ऐसा व्यक्ति होना अच्छा है जो आपकी कंपनी का हिस्सा नहीं है या न ही कार्डधारक कंपनी की ओर से लेन-देन का सारांश करने के लिए और अंत में आपको उन्हें जमा करें हर महीने की इस नामित व्यक्ति का मुख्य उद्देश्य उन कर्मचारियों के नामों को सूचीबद्ध करना होगा जो अपने कार्ड के उपयोग पर समय पर स्पष्टीकरण और वक्तव्य नहीं देते हैं।

यह आप पर नजर रखने के लिए एक आसान तरीका है कि कौन सी कर्मचारी कार्ड नीतियों का पालन कर रहे हैं और जो नहीं हैं एक निश्चित अवधि के बाद, आप उन सदाशिव कार्ड धारकों पर एक चाबुक को चुन सकते हैं जो हमेशा नीतियों के खिलाफ जाते हैं या फिर अस्थायी या स्थायी रूप से उनसे दूर कार्ड लेते हैं।

आउटलिअर्स का मूल्यांकन करें

याद रखें, एक कर्मचारी जारी किए गए कार्पोरेट कार्ड का इस्तेमाल केवल कुछ मदों पर किया जाना चाहिए जो कंपनी के लिए उपयोगी होते हैं और जब तक आपातकालीन कोई स्थिति नहीं तब तक निजी वस्तुओं को खरीदने में कभी भी इस्तेमाल नहीं किया जाना चाहिए। इस प्रकार, प्रत्येक कर्मचारी प्रत्येक माह के अंत में कार्ड पर सभी खर्चों पर नजर रखने की आवश्यकता है

यदि एक या एक से अधिक कर्मचारी निजी सामानों पर कार्ड का उपयोग करते हैं, तो यह निर्धारित करने के लिए एक पूर्ण मूल्यांकन किया जाना चाहिए कि क्या यह आपातकाल के कारण था या नहीं यदि यह कोई आपातकालीन मामला नहीं था, तो कार्डधारक के खिलाफ अनुशासनात्मक उपाय किए जाने चाहिए। इसके विपरीत, यदि यह किसी आपात स्थिति के कारण था, तो खर्च किए गए खर्चों को कार्ड धारक के वेतन से घटाया जाना चाहिए, उनके खिलाफ कोई अनुशासनात्मक कार्रवाई नहीं की जाएगी।

जोखिम को विभाजित करें

आपकी कार्पोरेट कार्ड पॉलिसी को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कर्मचारी उपयोगकर्ता स्वयं के जोखिम पर सभी क्रेडिट कार्ड शेष के लिए व्यक्तिगत रूप से ज़िम्मेदार है।इस तरह की एक नीति के साथ, कंपनी को केवल अनुमोदित खर्चों की राशि के अनुसार व्यक्तिगत कार्ड धारकों को धन की प्रतिपूर्ति की आवश्यकता होगी। यह वह है जो हम कंपनी और कर्मचारियों के बीच जोखिम को साझा करने के रूप में दर्शाते हैं। यह उन कर्मचारियों से निपटने का एक अच्छा तरीका है जो कार्ड का उपयोग करके अपनी व्यक्तिगत सामान खरीदते हैं, क्योंकि उन्हें केवल एक राशि दी जाएगी जो केवल अनुमोदित खर्चों से मेल खाता है।