परियोजना प्रबंधन में स्टेकहोल्डर प्रबंधन योजना

परियोजना प्रबंधन में, एक हितधारक प्रबंधन योजना एक औपचारिक दस्तावेज है जिसमें बताया गया है कि परियोजना में हितधारकों को कैसे शामिल किया जाएगा। एक हितधारक एक व्यक्ति या समूह है जिसकी परियोजना में निहित स्वार्थ है। जब और कैसे हितधारकों को शामिल किया जाएगा, यह सोचकर, एक परियोजना टीम परियोजना पर हितधारकों के सकारात्मक प्रभाव को अधिकतम कर सकती है।

हितधारक क्या हैं?

हितधारक संगठन के आंतरिक और बाहरी हो सकते हैं।

आंतरिक हितधारकों के उदाहरणों में अधिकारी और व्यवसायिक इकाइयां शामिल हैं जैसे लेखा और सूचना प्रौद्योगिकी व्यावसायिक इकाइयां आमतौर पर प्रोजेक्ट टीम के प्रतिनिधियों हैं। बाह्य हितधारक हित समूह, व्यवसाय और नागरिक संगठन हो सकते हैं। प्रोजेक्ट टीम में बाह्य हितधारकों के प्रतिनिधित्व के लिए यह दुर्लभ है। नियामक प्राधिकरण के साथ एजेंसियों के लिए, जो उद्योग वे विनियमित करते हैं वे आमतौर पर किसी भी परियोजना के लिए सबसे महत्वपूर्ण बाह्य हितधारक समूह होते हैं। यदि एक स्टॉचधारक की पहचान प्रोजेक्ट टीम द्वारा की जाती है, तो उस हिस्सेदार को शेयरधारक प्रबंधन योजना में विचार किया जाना चाहिए।

प्रत्येक स्टॉकेधारक समूह का प्रतिनिधित्व करने वाले सदस्यों से मिलकर एक प्रोजेक्ट टीम के लिए यह अव्यावहारिक है। कई मामलों में, यह असंभव है हालांकि, प्रोजेक्ट टीम को परियोजना के सफल होने के लिए हितधारकों से इनपुट और खरीदने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, एक सरकारी संगठन अपने व्यापक रूप से इस्तेमाल किए जाने वाले स्वामित्व सॉफ्टवेयर प्रोग्राम को पूरी तरह से सुधार और आधुनिकीकरण करना चाहता है।

संगठन में लगभग हर कोई इस तरह से कार्यक्रम का उपयोग करता है प्रत्येक प्रकार के उपयोगकर्ता सीधे प्रोजेक्ट टीम में प्रतिनिधित्व नहीं कर सकते हैं, इसलिए टीम हितधारकों से इनपुट एकत्र करने के तरीके तैयार करती है और परियोजना की स्थिति के बारे में हितधारकों को सूचित करने के तरीकों पर निर्णय लेती है। इनपुट और संचार रणनीतियों को इकट्ठा करने के ये तरीकों को हितधारक प्रबंधन योजना में प्रलेखित किया गया है।

एक हितधारक प्रबंधन योजना और संचार योजना के बीच अंतर

एक परियोजना की हितधारक प्रबंधन योजना और संचार योजना के बीच में एक महत्वपूर्ण राशि खून हो सकती है। उनके कार्य बहुत समान हैं। एक हितधारक प्रबंधन योजना व्यापक है क्योंकि इससे परियोजना के लिए इनपुट की सुविधा होती है साथ ही रूपरेखा आउटपुट भी होती है एक हितधारक प्रबंधन योजना संकुचित है, इसमें केवल निहित स्वार्थों के पते हैं जबकि संचार योजना में व्यापक ऑडियंस शामिल हो सकते हैं।

एक परियोजना के दौरान एक हितधारक प्रबंधन योजना विकसित होती है

हितधारक प्रबंधन योजना आम तौर पर परियोजना प्रबंधक द्वारा रखी जाती है। एक परियोजना की प्रगति के रूप में, प्रोजेक्ट मैनेजर हितधारक प्रबंधन योजना की समीक्षा करता है और समय-समय पर इसे अपडेट करने के लिए परियोजना टीम को वापस लाता है। एक परियोजना, नियोजन चरणों में की तुलना में अपने समयरेखा के बीच में बहुत अलग दिख सकती है, इसलिए परिस्थितियों की आवश्यकता होने पर एक परियोजना के मार्गदर्शक दस्तावेजों को बदलना सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है।

कैसे एक हितधारक प्रबंधन योजना काम करता है का उदाहरण

यह एक उदाहरण है कि एक परियोजना के दौरान एक हितधारक प्रबंधन योजना कैसे बदल सकती है। एक राज्य एजेंसी एक नियम निर्माण परियोजना पर चलती है जैसे ही शुरू होता है, परियोजना प्रायोजक और प्रोजेक्ट मैनेजर हितधारकों की सूची के साथ हितधारक प्रबंधन योजना में शामिल हो जाते हैं।

परियोजना टीम का एक पहला कार्य योजना को बाहर निकालना है। कुछ महीनों के बाद, एक प्रोजेक्ट टीम के सदस्य परियोजना की शुरुआत में कोई भी विचार नहीं करने वाले एक हितधारक की पहचान करता है प्रोजेक्ट मैनेजर नई हितधारक को योजना में जोड़ता है और एक नई टीम के साथ मिलकर नए स्टॉकेधारक को कैसे शामिल किया जाए, इसके बारे में चर्चा करने के लिए एक प्रोजेक्ट टीम की बैठक बुलाता है। एक बार टीम तय करती है कि क्या करना है, परियोजना प्रबंधक परियोजना प्रायोजक को सूचित करेगा

स्पष्ट रूप से, हितधारक प्रबंधन योजना एक जीवित दस्तावेज़ है। परियोजना में परिवर्तन के रूप में, परियोजना की जरूरतों को पूरा करने के लिए हितधारक प्रबंधन योजना इसके साथ बदल सकती है। एक सुशोभित स्टेकहोल्डर प्रबंधन योजना के साथ, एक प्रोजेक्ट टीम हितधारकों से इनपुट और प्रतिक्रिया को उचित तरीके से इकट्ठा कर सकती है और उन हितधारकों को जानकारी प्रदान कर सकती है।