छुट्टी के लिए कार्यालय बंद करने के लिए दिशानिर्देश

छुट्टी या अन्य कारणों के कारण अस्थायी रूप से बंद करने के लिए अपने कार्यालय की तैयारी करना इस चेकलिस्ट का अनुसरण करना आसान है ठीक से किया गया, आपके ग्राहक, विक्रेता, और कर्मचारी आपके अनुसूचित व्यापार / कार्यालय बंद होने के बारे में अच्छी तरह जानते होंगे, और आप अपने रिटर्न पर गुस्सा ग्राहकों और असंतुष्ट कर्मचारियों से बच सकते हैं। इसके अतिरिक्त, आप कुछ पैसे भी बचा सकते हैं। ग्राहक व्यवसाय की अवधि को जानने के लिए सराहना करेंगे, ताकि वे बंद हो जाएं, ताकि वे आपके व्यवसाय के जवाब की प्रतीक्षा कर रहे हों।

ऑफिस अवकाश बंद: कर्मचारी, ग्राहक, और विक्रेताओं को सूचित करें

सुनिश्चित करें कि आप समय से कम से कम दो से चार सप्ताह पहले अपनी कंपनी के प्रमुख हितधारकों को सूचित करें कर्मचारियों को उनके पेचेक में एक डालने का उपयोग करके सूचित किया जा सकता है / याद दिलाया जा सकता है ग्राहकों को आपकी वेबसाइट पर और आपके फोन सिस्टम पर अपने स्वचालित परिचर संदेश के माध्यम से अधिसूचित किया जा सकता है। विक्रेताओं (विशेष रूप से डिलीवरी शेड्यूल के पुन: समन्वयन करने वाले) को ईमेल या नियमित डाक मेल द्वारा सूचित किया जा सकता है

सुरक्षा कार्मिक / सेवा को सूचित करें

अपनी सुरक्षा व्यक्तिगत या सुरक्षा सेवा के लिए एक ज्ञापन को अंतिम तिथि के बारे में सूचित करें सुनिश्चित करें कि आपकी आपातकालीन संपर्क सूची प्रमुख कर्मचारी फ़ोन नंबरों के साथ अद्यतित है

स्वचालित उपस्थिति का ग्रीटिंग बदलना

कार्यालय को बंद कर देने के लिए अपने फोन सिस्टम पर शुभकामनाएं दें। सुनिश्चित करें कि आप यह भी बताते हैं कि कार्यालय कब फिर से खोलेंगे यदि आप आपातकालीन सेवाएं प्रदान करते हैं (i। हीटिंग और कूलिंग, नलसाजी, आदि) अपने कॉल करने वाले को यह बताएंगे कि शटडाउन के दौरान आपके जवाब सेवा या आपके सेल फोन कैसे पहुंचे।

उत्तर देना सेवा को सूचित करें

अगर आप एक जवाब सेवा का उपयोग करते हैं, तो उन तारीखों को सूचित करना सुनिश्चित करें कि कार्यालय बंद हो जाए और सुनिश्चित करें कि आपकी संपर्क सूची कर्मचारी फोन नंबर कि कॉल पर होगा

वॉयसमेल ग्रीटिंग्स बदलें और ऑटो जवाब ईमेल बनाएं

यदि आपका फोन सिस्टम बाहरी कॉल को सीधे आपके कर्मचारियों के डेस्क पर रिंग करता है, तो आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि वे अस्थायी या "ऑफ़ ऑफिस" वॉइसमेल अभिवादन का उपयोग करते हैं कॉलर को पता है कि वे कार्यालय में नहीं हैं।

आपके कर्मचारियों को यह भी कॉल देना चाहिए कि वे कब लौट आएंगे और क्या करना चाहिए, यदि उन्हें तत्काल सहायता की आवश्यकता है, जबकि कार्यालय छुट्टी के लिए बंद है इसके अतिरिक्त, एक ऑफ आउट ऑफिस ईमेल ऑटोरेप्ले बनाना सुनिश्चित करें

थर्मोस्टैट कम करें

शट डाउन के दौरान अपने कार्यालय थर्मोस्टेट को वापस (या पुनःप्रोग्रा्राम) सेट करके कुछ ऊर्जा और कुछ पैसे बचाएं।

सर्वर बैकअप

अगर आपके पास महत्वपूर्ण कंप्यूटर और सर्वर हैं, तो सुनिश्चित करें कि बैकअप चक्र बंद होने से पहले और बाद में ठीक से चलता है।छुट्टियों को खत्म करने के बाद इंतजार की बजाय इंतजार के बजाय अपने ऑफसाइट बैकअप को समय-समय पर पिक-अप के लिए निर्धारित करके आपदा के लिए अपने जोखिम को कम करें।

ऑफिस उपकरण बंद करें

• डेस्क लाइट्स
• कॉपीर्स
• कैलकुलेटर
• ओवरहेड लाइट्स
• श्रेडर

कंप्यूटर और पेरिफेरल्स बंद करें

• कंप्यूटर
• मॉनिटर
• स्कैनर < प्रिंटर
• न करें बंद करें

फैक्स मशीनें

• फोन सिस्टम
• सर्वर कंप्यूटर
• उष्णकटिबंधीय मछली टैंकों के लिए हीटर / लाइट्स