रियल एस्टेट ब्रोकर और एजेंट ईमेल प्रक्रियाएं

यदि आप मेरी तरह हैं, तो आप अपने ईमेल इनबॉक्स को एक टू-डू सूची के रूप में उपयोग करते हैं, और आप इसे साफ रखने की कोशिश करते हैं या, आप दूसरे छोर पर एक उभड़ा हुआ इनबॉक्स के साथ-साथ सभी समय हो सकते हैं। आपको आज के कारोबारी दुनिया में ईमेल के महत्व से अवगत होने की आवश्यकता है, और आपको पिछले कुछ वर्षों से ई-मेल का निर्माण करने के लिए कहा जा सकता है।

सरकार के ईमेल नियम हैं :

संघीय अदालती कार्रवाइयों में, ईमेल पूर्व-परीक्षण की खोज में संभावित रूप से वितरित होने की आवश्यकता होगी।

चूंकि एक बड़ी संख्या में रियल एस्टेट ब्रोकरेज की गतिविधियां संघीय नियमों जैसे कि ईपीए और फेयर हाउसिंग द्वारा नियंत्रित कुछ तरीके हैं, आप इस तथ्य को अनदेखा नहीं कर सकते हैं कि आप एक संघीय अदालती कार्रवाई में समाप्त कर सकते हैं और ईमेल रिकॉर्ड का निर्माण करना आवश्यक है।

"वर्चुअल कड़वी हो!" मत बनो:

यह संघीय न्यायाधीश का सामना करने के लिए एक बहुत ही असुविधाजनक स्थिति होगी जो आपको संदेह करता है कि आप या आपके एजेंट ने जानबूझ कर हटाए गए ईमेल, जो लेनदेन से जुड़े होते हैं

विश्वास न करें कि "मेरे बैकअप सिस्टम ने फाइलों को ओवर-लिखित किया है" आपको हुक बंद कर देगा। अधिकांश बैकअप सिस्टम की प्रकृति आखिरकार समय के बाद सबसे पुराना डेटा मिटा देती है या कुछ निश्चित बैकअप प्रणालियों को मिटा देती है।

आपको एक लिखित नीति की आवश्यकता है:

लिखित ईमेल प्रतिधारण नीति के विकास से स्वयं और ब्रोकरेज को सुरक्षित रखें जो स्पष्ट रूप से लेन-देन से संबंधित ईमेल दर्ज करने की प्रक्रिया तैयार करता है। यह निर्दिष्ट करना सुनिश्चित करें कि इसमें सभी ईमेल, इनकमिंग और आउटगोइंग शामिल हैं

अपनी प्रक्रियाओं के मैनुअल और इस प्रकार के किसी भी दस्तावेज के साथ, सभी नए एजेंटों पर हस्ताक्षर हो जाते हैं कि उन्होंने इन ईमेल प्रक्रियाओं को पढ़ा, समझते हैं और उनका पालन करेंगे। समय-समय पर बैठकों की दस्तावेज जहां आप इन प्रक्रियाओं को दोहराते हैं और आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए निर्देश देते हैं।

मुद्रित अच्छा है - डिजिटल बेहतर है:

आप केवल यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि प्रत्येक ई-मेल मुद्रित और लेनदेन फ़ाइल में रखा जाएगा। यदि धार्मिक रूप से किया गया है, तो सबसे खराब स्थिति को अदालत में प्रस्तुति के लिए सौ सौ पृष्ठों की प्रतिलिपि बनाना होगा।

एक बेहतर दृष्टिकोण कुछ डिजिटल प्रारूप में ईमेल को संग्रहित करने के लिए होगा, चाहे वह बाहरी हार्ड ड्राइव, सीडी या डीवीडी पर हो। सीडी और डीवीडी की कम लागत के साथ, फाइलों को स्थानांतरित करने और लेनदेन फ़ाइल में डिस्क रखने के लिए एक उत्कृष्ट प्रक्रिया है

एक पक्ष लाभ यह है कि ग्राहक अपने एचयूडी वक्तव्य की एक प्रति चाहते हैं बस डिस्क को पॉप करना और उसे ईमेल करना आसान है

संग्रह ईमेल एजेंट:

हालांकि आउटलुक वहां से प्रभावी ईमेल समाधान है, यद्यपि यूडोरा, नि: शुल्क ऑनलाइन सिस्टम और अन्य का उपयोग करने वाले एजेंटों को मिल गया है ज्ञान के विभिन्न स्तरों और इन सभी प्रणालियों के साथ, ईमेल को एक दीर्घकालिक पुनर्प्राप्त योग्य प्रारूप और स्थान में प्राप्त करने के लिए कुछ नियोजन की आवश्यकता होती है।

एक तरीका होगा कि सभी लेनदेन ईमेल अग्रेषित किए जाएंगे या लेन-देन ईमेल पते पर प्रतिलिपि किए जाएंगे। SmithToJones @ YourDomain के साथ कॉम, एजेंट आने वाले और "सीसी / बीसीसी" आउटगोइंग ईमेल को उस लेनदेन पते पर भेज सकता है अब वे एक ऐसे स्थान पर हैं जहां ब्रोकरेज उचित संग्रहण कार्रवाई कर सकता है।

रियल एस्टेट ईमेल के डिजिटल फाइल फॉर्मेट महत्वपूर्ण है:

अदालत में ऐसे प्रारूप में ईमेल की एक सीडी के साथ मत दिखाना जो पढ़ा नहीं जा सकता। सॉफ़्टवेयर परिवर्तन और ऑपरेटिंग सिस्टम अक्सर बदलते हैं, एक व्यापक रूप से स्वीकार किए गए स्वरूप में संग्रह ईमेल जो कि बाद की तारीख में होने चाहिए।

अब तक, सबसे व्यापक रूप से अपनाया गया प्रारूप एडोब एक्रोबेट है पीडीएफ ("पोर्टेबल दस्तावेज़ स्वरूप" का अर्थ है) एडोब के नए संस्करण हमेशा पुराने संस्करण फ़ाइलों को पढ़ने में सक्षम रहे हैं, इसलिए आपको भविष्य में एक बेकार संग्रह के साथ नहीं छोड़ा जाना चाहिए।

मैं व्यापार के लिए जीमेल का उपयोग करता हूं और ईवरोटे और एक पीडीएफ फाइल के साथ मिलकर बंद होने के बाद एक ही दस्तावेज में सभी लेनदेन ईमेल हैं I

बाकी सब कुछ कैसे करें और फिर भी अपना व्यवसाय खो दें:

एजेंटों के साथ रीयल एस्टेट ब्रोकर और कंपनी के मालिकों के तौर पर, हम अपनी जिम्मेदारी कैसे लेंगे कि वे अपनी गतिविधियां कैसे संचालित करते हैं।

यह वास्तव में कोई फर्क नहीं पड़ता अगर हम केवल सबसे अच्छे और सबसे सावधानीपूर्वक एजेंटों का चयन करें गलतियां सबसे होती हैं। किसी गलती से आपको बड़ी जुर्माना या अपना व्यवसाय भी न हो, क्योंकि आपकी ब्रोकरेज किसी लेन-देन से संबंधित ईमेल नहीं बना सकते।

ईमेल अभिलेखागार को संभालने के तरीकों और प्रक्रियाएं महंगी नहीं हैं, और यह इस महत्वपूर्ण कार्य को नियंत्रित करने के लिए आवश्यक प्रक्रियाओं को विकसित और प्रबंधित करने के लिए एक विशाल प्रयास नहीं करेगा।