कैसे एक पर्यवेक्षक अनुपस्थिति को नियंत्रित कर सकता है

सीसीएच अनसल्टेड अनुपस्थिति सर्वेक्षण के मुताबिक नौकरी पर श्रमिकों को रखने के लिए नियोक्ता जमीन खो रहे हैं। बिना अनुसूचित अनुपस्थिति दर 1 999 के बाद से अपने उच्चतम स्तर तक पहुंच गई है।

सबसे अधिक चिंता का क्या होना जारी है यह है कि तीन कर्मचारियों में से लगभग दो कर्मचारी जो काम के लिए नहीं दिखाते हैं वे शारीरिक रूप से बीमार नहीं हैं

ज्यादातर कंपनियों के लिए, अनुपस्थिति के प्रबंधन की ज़िम्मेदारी मुख्य रूप से तत्काल पर्यवेक्षकों पर गिर गई है।

ये पर्यवेक्षकों अक्सर ही ऐसे लोग होते हैं जो जानते हैं कि एक निश्चित कर्मचारी अनुपस्थित है।

वे किसी व्यक्ति की अनुपस्थिति के आसपास की परिस्थितियों को समझने और प्रारंभिक अवस्था में किसी समस्या की सूचना देने के लिए सबसे अच्छी स्थिति में हैं। इसलिए, कंपनी की अनुपस्थिति प्रक्रियाओं में उनकी सक्रिय भागीदारी एक अनुपस्थिति नीति या कार्यक्रम की समग्र प्रभावशीलता और भविष्य की सफलता के लिए निर्णायक है।

दुर्भाग्य से, हालांकि, अधिकांश पर्यवेक्षकों को अनुपस्थिति के प्रबंधन में कोई मार्गदर्शन या प्रशिक्षण प्राप्त नहीं हुआ है। अनुपस्थिति के दुरुपयोग को पहचानने, उनका सामना करने और हल करने के अक्सर अलोकप्रिय कार्य करने के लिए उन्हें अपने दम पर छोड़ दिया गया है।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि पर्यवेक्षकों को गैर-अनुपस्थिति प्रबंध करने की उनकी भूमिका में सहज और सक्षम हैं, उन्हें वरिष्ठ प्रबंधन का पूरा समर्थन होना चाहिए। सभी दलों को अनुपस्थिति नीतियों और प्रक्रियाओं के उद्देश्य से अवगत होना चाहिए। क्या विभागों के बीच अंतर होना चाहिए; एक पॉलिसी अपनी प्रभावशीलता को खो सकती है

अधिक स्थिरता प्रदान करने के लिए, पर्यवेक्षकों को अनुपस्थिति के प्रबंधन के बारे में उनकी जिम्मेदारियों में प्रशिक्षित किया जाना चाहिए, प्रभावी ढंग से कार्यप्रवाह वापसी-कार्य साक्षात्कार कैसे करें, और जब आवश्यक हो तो अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं के उपयोग में शिक्षित किया जाए।

पर्यवेक्षक की ज़िम्मेदारी

यह सुनिश्चित करने के अलावा कि कर्मचारी के अनुपस्थिति के दौरान काम उचित रूप से कवर किया गया है, ऐसे कई अन्य महत्वपूर्ण कार्य हैं जो पर्यवेक्षकों को अनुपस्थिति का प्रबंधन करने की आवश्यकता होती है।

यह चाहिए:

• सुनिश्चित करें कि सभी कर्मचारियों को संगठन की नीतियों और अनुपस्थिति से निपटने के लिए प्रक्रियाओं से पूरी तरह अवगत हैं, संपर्क में पहला बिंदु बनें, जब बीमार में एक कर्मचारी फोन,
• उचित रूप से विस्तृत बनाए रखें , अपने कर्मचारियों के लिए सटीक, और अप-टू-डेट अनुपस्थिति रिकॉर्ड (जैसे, तिथि, बीमारी की प्रकृति / अनुपस्थिति का कारण, कार्य तिथि पर अपेक्षित वापसी, डॉक्टर की प्रमाणन यदि आवश्यक हो),
• किसी भी पैटर्न या अनुपस्थिति के रुझान की पहचान करें जिसके कारण चिंता,
• रिटर्न-टू-काम साक्षात्कार आचरण, और
• जहां आवश्यक हो वहां अनुशासनात्मक प्रक्रियाएं लागू करें
• रिटर्न-टू-वर्क साक्षात्कार

पर्यवेक्षकों को प्रशिक्षित करने के तरीके के बारे में प्रशिक्षण में शामिल होना चाहिए ताकि प्रभावी और निष्पक्ष रिटर्न-टू-काम के साक्षात्कारों को संचालित किया जा सके।हाल के राष्ट्रीय सर्वेक्षणों से पता चलता है कि अल्पकालिक अनुपस्थिति के प्रबंधन के लिए इन साक्षात्कारों को सबसे प्रभावी उपकरण माना जाता है 1।

कार्य-स्थल पर अनुपस्थिति को नियंत्रित करने और प्रबंधित करने के लिए प्रबंधन की मजबूत प्रतिबद्धता का प्रदर्शन करने के अलावा पर्यवेक्षक कर्मचारी को काम पर वापस स्वागत करने के लिए वापसी-से-कार्य चर्चा को सक्षम कर देगा। साक्षात्कार में यह जांच करने में सक्षम होगा कि कर्मचारी काम पर वापस जाने के लिए पर्याप्त रूप से पर्याप्त है।

आवश्यक कागजी कार्य पूरा किया जा सकता है ताकि अनुपस्थिति और इसका निष्कर्ष ठीक से दर्ज किया जा सके।

तथ्य यह है कि किसी कर्मचारी के साथ अनुपस्थिति की जांच और उसके बारे में चर्चा करने के लिए एक स्थापित प्रक्रिया चल रही है, स्वयं पर, अपवित्र कारणों के लिए गैर उपस्थिति के लिए एक निवारक के रूप में कार्य कर सकता है।

साक्षात्कार को काम पर अनुपस्थिति की वापसी के बाद जितना संभव हो उतना तुरंत संभव होना चाहिए (बाद में उसकी वापसी के एक दिन बाद)। कर्मचारी को उसकी अनुपस्थिति के कारणों को रूपरेखा देने के लिए पर्याप्त अवसर दिया जाना चाहिए। पर्यवेक्षक को किसी भी ऐसे मुद्दों का पता लगाने के लिए एक साक्षात्कार का उपयोग करना चाहिए, जिनके पास कर्मचारियों की अनुपस्थिति हो सकती है।

लक्ष्य एक खुली और सहायक संस्कृति को बढ़ावा देना है यह सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रियाएं मौजूद हैं कि जब जरूरत पड़ने पर सहायता और सलाह दी जाती है और यह सुनिश्चित करने के लिए कि कर्मचारी काम पर लौटने के लिए फिट है।

आम तौर पर एक औपचारिक संरचना के भीतर अनुपस्थिति के वास्तविक कारणों की व्याख्या करने वाले कर्मचारी आमतौर पर मौके की सराहना करेंगे।

क्या पर्यवेक्षक अनुपस्थिति के कारणों की प्रामाणिकता पर संदेह करता है, उसे किसी भी संदेह या चिंता व्यक्त करने के लिए इस अवसर का उपयोग करना चाहिए।

हर समय, कर्मचारी को यह अवश्य पता होना चाहिए कि साक्षात्कार केवल कंपनी की प्रक्रियाओं का हिस्सा नहीं है, लेकिन एक महत्वपूर्ण बैठक है जिसके दौरान अनुपस्थिति का उल्लेख किया गया है और भविष्य के रोजगार के लिए प्रभाव हो सकता है अनुपस्थिति के अस्वीकार्य स्तर की स्थिति में कंपनी की अनुशासनात्मक प्रक्रिया को कर्मचारी को समझाया जाना चाहिए।

प्रबंधक इस बात की रूपरेखा चुन सकता है कि अनुपस्थिति ने विभाग को कैसे प्रभावित किया। यह संदेश होना चाहिए कि कर्मचारी को याद किया गया और उत्पादकता का सामना करना पड़ा।

जिस तरह से विभाग को स्टाफिंग व्यवस्था को फिर से संगठित करने की आवश्यकता थी, उसे भी समझाया जा सकता है। यह प्रदर्शित होगा कि अनुपस्थिति से कार्य इकाई की दक्षता पर प्रतिकूल प्रभाव पड़ा।

पर्यवेक्षक को वर्तमान स्थिति के बारे में वापसी करने वाले कर्मचारी को संक्षेप करना चाहिए (उदाहरण के लिए, कौन से कार्य अब प्राथमिकताएं हैं, क्या काम पहले ही किया गया है और जहां कर्मचारी को अपने प्रयासों पर ध्यान देना चाहिए)

बैठक के दौरान किसी भी समय साक्षात्कार में

सजा का रूप नहीं होना चाहिए , लेकिन विभाग के भीतर अनुपस्थिति के नतीजों को उजागर करने और समझाने के अवसर के रूप में देखा जाना चाहिए। बहुसंख्य कर्मचारियों को उनके काम और प्रबंधन से गर्व और उपलब्धि की भावना प्राप्त होती है, इन व्यक्तियों को जिम्मेदार वयस्क के रूप में इलाज के लिए प्रोत्साहित किया जाना चाहिए। अधिकांश कर्मचारी उचित नियम समझते हैं और अनुपालन में धमकी नहीं लेना चाहते हैं।कर्मचारियों की छोटी प्रतिशत जो वास्तव में अनुपस्थिति की समस्या है, अत्यधिक अनुपस्थिति के लिए निकट पर्यवेक्षण और संभवतः दंडात्मक उपायों की भी आवश्यकता होगी। ये कुछ कर्मचारी जो गैर जिम्मेदार हैं उन्हें अलग-अलग और मजबूती से संभाला जाना चाहिए। अनुशंसित अनुशासनात्मक प्रक्रियाएं यदि अनुपस्थिति जारी रखती है

निम्न दिशानिर्देश ऐसे मामलों में उठाए जाने के लिए सुझाए गए कदमों की रूपरेखा देते हैं जहां अल्प अवधि की अनुपस्थिति को किसी विशेष अवधि के समय में स्वीकार्य स्तर से ऊपर माना जाता है।

चरण 1: परामर्श साक्षात्कार

तत्काल पर्यवेक्षक को अनुपस्थितियों पर अपनी चिंता का कर्मचारी को सलाह देना चाहिए, बीमारी के कारणों को स्थापित करने की कोशिश करें और यह निर्धारित करें कि उपस्थिति में सुधार करने के लिए क्या करना चाहिए।

यदि इस स्तर पर किसी भी चिकित्सा स्थिति की पहचान की गई है और नौकरी उपयुक्तता पर असर होने की संभावना है, तो पर्यवेक्षक को कंपनी-अनुमोदित डॉक्टर के साथ एक नियुक्ति का प्रबंध करना चाहिए पांच कार्य दिवसों के भीतर कर्मचारी को लिखित रूप में इसकी पुष्टि करनी चाहिए।

• यदि चर्चा से, काम के लिए अंतर्निहित अनजानता की वजह से समस्या दिखाई नहीं देती है, तो पर्यवेक्षक को कर्मचारी को यह सलाह देना चाहिए कि, जबकि दर्ज की गई बीमारियां वास्तविक हो सकती हैं, उपस्थिति में निरंतर सुधार होने की उम्मीद है या अगले चरण प्रक्रिया में लिया जाएगा
• उपस्थिति की समीक्षा अगले छह महीनों के लिए प्रत्येक महीने स्वचालित रूप से की जाएगी
• चरण 2: प्रथम औपचारिक समीक्षा (मौखिक चेतावनी चरण)
• अगर कर्मचारी की अनुपस्थिति में निम्नलिखित विश्लेषण और नियमित रूप से निगरानी की स्थिति खराब हो रही है, तो उसे पर्यवेक्षक के साथ एक औपचारिक समीक्षा बैठक में शामिल होने के लिए आमंत्रित किया जाना चाहिए।

अनुपस्थिति रिकार्ड को इस साक्षात्कार के लिए कर्मचारी को आमंत्रित करने वाले एक पत्र में विस्तृत होना चाहिए। कर्मचारी को यह सलाह दी जानी चाहिए कि वह उचित रूप में एक संघ प्रतिनिधि या सहयोगी द्वारा प्रतिनिधित्व करने का हकदार है।

• इस मीटिंग का उद्देश्य निम्न होगा:
• - अनुपस्थिति के लिए अंतर्निहित कारणों पर चर्चा करना जारी रखें,
• - उसकी अनुपस्थिति के सेवा और लागत के प्रभाव के कर्मचारी को सलाह दें, और
  - कर्मचारी को (चिकित्सा सलाह लेने का निर्णय लेने के बाद से) को छोड़कर, कि यदि कोई पर्याप्त और निरंतर सुधार नहीं हुआ है, तो उसके रोजगार को स्वीकार्य उपस्थिति स्तर बनाए रखने में असमर्थता के कारण समाप्त किया जा सकता है यह मौखिक चेतावनी का गठन किया है
  जहां चिकित्सा ध्यान केंद्रित किया गया है, कार्रवाई तुरंत ली जानी चाहिए। इसलिए बैठक पूरी होने के लिए प्रक्रिया के इस हिस्से को अनुमति देने के लिए स्थगित है। पांच कार्य दिवसों के भीतर, कर्मचारी को चिकित्सा सलाह मिलनी चाहिए। बैठक को मानव संसाधन के साथ फिर से शुरू किया जाता है और डॉक्टर की राय पर चर्चा की जाती है।
  यदि चिकित्सक कार्य के लिए फिटनेस की पुष्टि करता है, तो कर्मचारी को निरंतर अनुपस्थिति के परिणामों के बारे में चेतावनी दी जानी चाहिए।
• चरण 3: दूसरी औपचारिक समीक्षा (लिखित चेतावनी चरण)
• जहां नियमित निगरानी इंगित करती है कि अनुपस्थिति में कोई सुधार नहीं हुआ है, दूसरी औपचारिक बैठक एचआर के साथ व्यवस्था की जाएगी।

कर्मचारी को बैठक में आमंत्रित करने वाले पत्र में अनुपस्थिति रिकॉर्ड और, फिर से, प्रतिनिधित्व पर सलाह शामिल होगी।

• बीमार स्वास्थ्य या बीमारी की प्रकृति में बदलाव के बारे में बैठक में दी गई कोई भी नई जानकारी किसी कंपनी द्वारा अनुमोदित डॉक्टर द्वारा मूल्यांकन करने की आवश्यकता हो सकती है
• कर्मचारी को उसके अनुपस्थिति रिकॉर्ड को स्पष्ट करने का अवसर दिया जाना चाहिए। यदि उपयुक्त हो, तो पर्यवेक्षक को कर्मचारी को सूचित करना चाहिए कि एक औपचारिक लिखित चेतावनी जारी की जा रही है और यह चेतावनी किसी निर्दिष्ट अवधि के लिए कर्मचारी की फाइल में रहेगी। चेतावनी की एक प्रति कर्मचारी और उसके प्रतिनिधि को जारी की जानी चाहिए।
• कर्मचारी को सूचित किया जाना चाहिए कि कंपनी की उपस्थिति अपेक्षाओं का अनुपालन करने और अनुपस्थित होने के वर्तमान अस्वीकार्य रिकॉर्ड में सुधार करने में विफलता, कर्मचारी के रोजगार की समाप्ति का कारण होगा
• जहां काम के लिए फिटनेस संदेह है, चिकित्सक द्वारा प्राप्त दिशानिर्देश के मुताबिक पुनरीक्षण विकल्प के साथ आगे बढ़ें। पुनर्निर्माण प्रक्रिया और विकल्पों पर कर्मचारी के यूनियन प्रतिनिधि (यदि लागू हो) के साथ परामर्श करें।
• चरण 4: कार्य से अस्थायी निलंबन
• अनुशासनात्मक प्रक्रिया के पिछले चरणों के कार्यान्वयन के बाद, उपस्थिति में कोई सुधार नहीं होता है, प्रबंधन बिना वेतन के अस्थायी निलंबन के साथ आगे बढ़ सकता है। निलंबित करने का इरादा प्रारंभ और समाप्ति तिथियों के विवरण के साथ लिखित रूप में पुष्टि होना चाहिए। निलंबन पत्र की एक प्रति कर्मचारी के प्रतिनिधि को भेजना चाहिए (यदि लागू हो)।
• चरण 5: रोजगार का समापन
• यह अनुशासनात्मक प्रक्रिया में अंतिम चरण है जिसके तहत कर्मचारी काम पर उपस्थिति के लिए कंपनी की आवश्यकताओं का अनुपालन करने में अक्षमता के लिए खारिज कर दिया जाता है। बर्खास्तगी एक वरिष्ठ प्रबंधक और एचआर के लिखित प्राधिकरण के साथ ही हो सकती है।

कर्मचारी में बुलाए गए पत्र में फिर से प्रतिनिधित्व पर सलाह शामिल होगी और अनुपस्थिति रिकॉर्ड की रूपरेखा तैयार करेगा कर्मचारी को यह सलाह दी जानी चाहिए कि, साक्षात्कार के परिणामस्वरूप, उसे कार्य कर्तव्यों को करने में असमर्थता के लिए खारिज किया जा सकता है।

• फिर से, कंपनी के चिकित्सक से परामर्श किया जा सकता है अगर कर्मचारी की स्वास्थ्य या कार्य के लिए क्षमता के बारे में कोई नई जानकारी आने वाली है।
• जहां प्रतिपूर्ति संभव नहीं है, या उचित है, क्षमता के कारणों के लिए बर्खास्तगी के साथ आगे बढ़ने पर विचार करें। विकलांगता लाभ की पात्रता प्रत्येक मामले की परिस्थितियों पर निर्भर करती है।
• यदि क्षमता के आधार पर खारिज करने का फैसला किया जाता है, तो बर्खास्तगी के पत्र की एक प्रति कर्मचारी के प्रतिनिधि को भेज दी जानी चाहिए (यदि उपयुक्त हो)।
• कर्मचारी को बर्खास्तगी के खिलाफ अपील करने का अधिकार हो सकता है अपील कंपनी के अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं के अनुरूप होना चाहिए।
• अनुपस्थिति प्रबंधन के क्षेत्र में चुनौतियां
• ध्यान रखें कि पर्यवेक्षकों को अक्सर अनुपस्थिति के स्वीकार्य स्तरों को पार कर चुके लोगों पर रिपोर्ट करने में असुविधाजनक या अनिच्छुक होते हैं पर्यवेक्षकों पर पहले से ही कई दबावों के कारण, अनुपस्थिति नीतियों के लगातार कार्यान्वयन हमेशा उनकी सर्वोच्च प्राथमिकता नहीं होती है

अनुपस्थिति प्रबंधन के विषय में व्यक्तिपरकता लेने की कोशिश करना महत्वपूर्ण है और यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी कर्मचारियों को वही किया जाता है।यह सभी के लिए सुसंगत, निरंतर और निष्पक्ष होना जरूरी है जब अनुपस्थिति को असंगत ढंग से संबोधित या संबोधित नहीं किया जाता है, तो निम्न मनोबल परिणाम कर सकते हैं।

कर्मचारी महसूस कर सकते हैं कि उनके साथ गलत तरीके से व्यवहार किया गया है जब वे अन्य अनुपस्थित कर्मचारियों को देख रहे हैं "इसके साथ दूर हो रहे हैं "

अधिकांश कर्मचारी नीतियों और कार्यक्रमों की सराहना करते हैं जो दंडात्मक होने के बजाय सुविधाजनक होते हैं। कठोर या दंडात्मक उपाय जो कर्मचारियों को काम पर आने के लिए मजबूर करते हैं, वे परिणामस्वरूप कर्मचारी बन सकते हैं, जो "काम में अनुपस्थित" हो जाते हैं।

वे जितना संभव हो उतना कम करते हैं और उन्हें अधिक करने के लिए किसी भी प्रयास का विरोध करते हैं। अन्य कार्यक्रमों को कार्यान्वित किया जाना चाहिए, जो काम कर्मचारियों पर काम करते हैं, जैसे लचीला काम समयबद्धन, नौकरी साझा करने, उपस्थिति पुरस्कार और कल्याण कार्यक्रम।